In 3 stappen klaar voor de rapportageverplichting personenmobiliteit
Via de Wet Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) wil de overheid zicht krijgen op de CO2-uitstoot van personenmobiliteit. Daarom zijn werkgevers, met 100 of meer medewerkers, verplicht om vanaf 1 juli 2024 de personenmobiliteit van hun medewerkers te rapporteren. In dit artikel leest u wat deze werkgebonden personenmobiliteit inhoudt en hoe u in 3 stappen klaar bent voor de rapportageverplichting.
Rapportageverplichting
Als u onder de rapportageverplichting valt, moet u elk jaar een formulier van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) invullen en indienen. Het eerste tijdvak waarover gerapporteerd moet worden is 1 juli 2024 tot en met 31 december 2024. De rapportage moet uiterlijk 30 juni 2025 zijn ingediend. Dit kan gevolgen hebben voor uw bedrijfsadministratie en het is belangrijk om eventuele aanpassingen vóór 1 juli 2024 door te voeren. U dient namelijk niet alleen de kilometers (afstand) maar ook het type vervoersmiddel bij te houden. Bij motorvoertuigen dient dit vervolgens te worden opgesplitst in verschillende soorten brandstof (bijvoorbeeld diesel, benzine of elektrisch). Op deze manier kan de overheid bepalen wat gemiddeld de CO2-uitstoot van de onderneming per kilometer is.
Hoe kunt u zich voorbereiden op de rapportageverplichting?
Het is belangrijk dat u op tijd start met de voorbereidingen van de rapportageverplichting. Wie nu achterblijft, kan vanaf 1 juli 2024 in de problemen komen. Het kan lastig (of zelfs onmogelijk) zijn om de benodigde informatie achteraf te reconstrueren.
Door nu een goede voorbereiding te treffen, heeft u tijdig de benodigde informatie inzichtelijk en kunt u de volledige rapportage met de benodigde gegevens binnen de (strikte) deadlines indienen. Zo voorkomt u een hoge boete. In de drie onderstaande stappen helpen we u graag op weg.
Stap 1. Breng de beschikbare en ontbrekende data in kaart
Allereerst dient u als werkgever te identificeren welke gegevens al beschikbaar zijn binnen het bedrijf en welke gegevens ontbreken. Vervolgens bepaalt u hoe de ontbrekende gegevens kunnen worden verzameld. Veel gegevens worden al ergens bijgehouden. Denk aan de leasemaatschappij die een administratie voert of via het declaratiesysteem. Van belang is om na te gaan of alle relevante informatie voor de rapportageverplichting inzichtelijk wordt gemaakt. Is het bijvoorbeeld duidelijk met welke voertuigen werknemers reizen? En hoe die voertuigen worden aangedreven?
Het kan best zijn dat op een aantal vlakken de administratie moet worden aangepast. We adviseren daarom om tijdig te starten met het inzichtelijk maken van de mobiliteitssoorten binnen uw organisatie en het verzamelen van de benodigde gegevens. Zorg dat u ruim vóór 1 juli weet of u alle gegevens heeft om een complete rapportage te kunnen maken. Als dat niet zo is, heeft u nog tijd om uw administratie aan te passen.
Stap 2: Registreer belangrijke gegevens
De kern van de wetgeving is het verzamelen van data. Dat brengt werk met zich mee, voor iedere werknemer die reist of thuiswerkt. Bijvoorbeeld door een rittenregistratiesysteem in te richten. In plaats van een niet sluitend rittenregistratiesysteem is het mogelijk een enquête uit te zetten en daarmee een representatieve steekproef van de medewerkers te krijgen. Als u, in plaats van een sluitende administratie op individueel werknemersniveau, gebruik maakt van een steekproef, let dan goed op de vereisten.
Het verzamelen van data is een tijdrovende administratieve taak. Digitalisering en automatisering kan daarvoor uitkomst bieden. Baker Tilly heeft hiervoor een innovatieve registratietool als oplossing. Wij vertellen u graag meer over deze tool.
Stap 3: Communiceer tijdig over de rapportageverplichting
Het is belangrijk dat werknemers (en andere belanghebbenden) op de hoogte zijn van de rapportageverplichting en wat er van hen wordt verwacht. Welke data moet precies geregistreerd worden? Hoe en waar wordt die data verzameld? En dienen zij zelf ook handelingen uit te voeren?
Op het moment dat werknemers weten wat er van hen verwacht wordt (en waarom), vergroot dat de adaptatie binnen uw organisatie. Daarnaast kan ook privacy een reden zijn voor terughoudendheid bij de werknemers. Biedt daarom de nodige transparantie op dit gebied.
Meer weten?
Kortom, de rapportageverplichting personenmobiliteit brengt behoorlijk wat extra administratieve taken met zich mee en kan een tijdrovende klus zijn. Het is belangrijk dat u op tijd start met de voorbereidingen voor deze nieuwe wettelijke rapportageverplichting. Bij Baker Tilly denken onze specialisten altijd met u mee. Zo weet u precies welke verplichtingen u heeft, hoe u hieraan kunt voldoen en welke aandachtspunten u voor ogen moet houden.
Heeft u vragen over deze regeling? Of wilt u bespreken hoe u de administratieve aspecten praktisch tot uitvoering kunt brengen? Neem dan contact op met onze Employment Advisory adviseurs. Wij helpen u graag!
Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.
