Voorbeeld uit de dagelijkse praktijk
Als een gemeente in juli 2021 start met het jaarlijkse proces van het vaststellen van de subsidies 2020 zien zij tot hun verbazing dat het theater dat zij subsidiëren een netto bedrijfsresultaat heeft behaald van € 400.000. Dit resultaat is mede behaald door het ontvangen van NOW, TVL en een huursubsidie vanuit hun eigen gemeente. De gemeente is de enige subsidieverstrekker van dit theater, dat een grote maatschappelijke status heeft en een van dé trekpleisters is binnen de gemeente. Het theater wil de € 400.000 toevoegen aan haar al vrij omvangrijke algemene reserve en geeft hierbij aan dat dit nodig is om mogelijk nieuwe maatregelen en onvoorziene klappen te kunnen opvangen.
Van theorie naar praktijk
De hierboven geschetste situatie is er één die veel gemeenten herkennen uit het afgelopen jaar en de kans is groot dat deze situaties zich ook de komende jaren gaan voordoen. Wat zou u doen als deze situatie zich in uw gemeente voordeed? Stelt u de subsidie lager vast? Maakt u aanvullende afspraken met het theater over het egaliseren van deze reserve? Of staat u toe dat deze organisatie haar reserves aanvult met grote sommen publiek geld? Wat zegt uw algemene subsidieverordening (ASV) hierover?
Doelmatig en rechtmatig gebruik subsidies
U zult, net als vele andere gemeenten in Nederland, jaarlijks subsidies verstrekken aan allerlei projecten, verenigingen en (culturele) instellingen. Deze subsidies zijn van belang om partijen te stimuleren bij te dragen aan maatschappelijke doelstellingen. Omdat het hier om publiek geld gaat, is het uiteraard belangrijk dat deze partijen de ontvangen subsidies doelmatig en rechtmatig besteden. Wij zien gemeenten echter worstelen om enerzijds projecten en partijen te faciliteren en te stimuleren die een sterke maatschappelijke rol vervullen binnen de gemeente en anderzijds toe te zien op het doelmatige en rechtmatige gebruik van deze subsidies.
Uitdagingen voor gemeenten
Meerdere (grote) gemeenten hebben Baker Tilly over dit dilemma om advies en onderzoek gevraagd. Uit de diverse analyses bij deze gemeenten op het subsidiebeleid en de monitorings- en vaststellingsprocessen blijken een aantal terugkerende uitdagingen en aandachtspunten. Vier van deze uitdagingen en aandachtspunten lichten wij graag toe, zodat u daar wellicht uw voordeel mee kunt doen.
1. Geen duidelijke afspraken aan de voorkant over de verantwoording van de subsidies
Wanneer geen duidelijke afspraken worden gemaakt over de wijze waarop subsidieontvangers hun subsidiebesteding moeten verantwoorden (bijv. aan de hand van een jaarrekening en/of een exploitatieoverzicht) wordt het voor een gemeente complex om te herleiden welke kosten zijn gemaakt ten behoeve van de verstrekte subsidie. Hierbij zijn zowel de richtlijnen en vereisten in de ASV en het accountantsprotocol als wel de gemaakte afspraken in uitvoeringsovereenkomsten tussen gemeenten en subsidieontvangers van belang.
2. De gemeente stelt geen eisen aan vermogensvorming, of de gestelde eisen zijn niet in overeenstemming met de wijze waarop subsidieontvangers hun jaarverantwoording dienen op te stellen
Om te borgen dat publieke gelden in de vorm van gemeentelijke subsidies niet bijdragen aan excessieve winsten en reserveopbouw moeten gemeenten in hun ASV voorwaarden stellen aan vermogensvorming. Als dit al wordt gedaan, dan gebeurt dit vaak in de vorm van een egalisatiereserve. Daarbij worden dan eventuele winsten toegevoegd aan een egalisatiereserve, die vervolgens binnen een bepaalde periode aangewend dient te worden. Verder worden vaak ook bepalingen opgenomen rondom de maximale omvang van zo’n egalisatiereserve. Onder richtlijn 274 ‘overheidssubsidies’ van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) hoeft een subsidieontvanger een egalisatiereserve niet te rapporteren bij het opstellen van de jaarrekening. Hierdoor kan er een discrepantie ontstaan tussen de verwachting van gemeenten met betrekking tot vermogensvorming van subsidieontvangers en datgene wat gerapporteerd wordt. Dit leidt vervolgens tot een informatiekloof tussen de verantwoordingsplichtige en de gebruiker van de jaarrekening.
3. Betrokkenheid financiële en juridische expertise bij het verlenings- en vaststellingsproces
In het verlengde van de eerder genoemde uitdaging met betrekking tot vermogensvorming is het belangrijk voor gemeenten dat zij de juiste juridische en financiële expertise betrekken bij het verlenings- en vaststellingsproces. Aan de voorkant (verlening) is dit van belang om zo te borgen dat de juiste afspraken worden gemaakt met subsidieontvangers. Dit kan bijvoorbeeld door afspraken te maken over het detailniveau waarop de begroting en realisatiecijfers aangeleverd moeten worden. Tijdens het vaststellingsproces is juridische en financiële kennis noodzakelijk om te zorgen dat afspraken (bijv. met betrekking tot vermogensvorming) en uitvoeringsovereenkomsten met subsidieontvangers worden nageleefd. Hierbij is juridische expertise gewenst om toe te zien op een juiste toepassing van de ASV, algemene wet bestuursrecht (awb), het accountantsprotocol van de gemeente en de opstelling van eventuele uitvoeringsovereenkomsten met subsidieontvangers.
4. Verstrekken van subsidies aan organisaties met financiële problemen
Wanneer een subsidieontvanger in financieel zwaar weer verkeert, is het belangrijk voor een gemeente om hier tijdig op te acteren. Een exploitatiesubsidie zal in toenemende mate van cruciaal belang zijn voor partijen met bijvoorbeeld een beperkte liquiditeit. Een gemeente is er daarmee ook bij gebaat dit soort signalen tijdig te herkennen en hierop actie te ondernemen, door bijvoorbeeld aanvullende afspraken te maken met deze instelling over het vormen en aanwenden van de algemene reserves, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen. Zowel aan de voorkant tijdens het verleningsproces als tussentijds bij de monitoring zou een gemeente bijvoorbeeld een korte financiële toets kunnen uitvoeren, waarbij zij kijkt naar zaken als liquiditeit, solvabiliteit, weerstandsvermogen en de mate waarin actief risico management plaatsvindt.
Sluit uw ASV aan op uw maatschappelijke doelstellingen
Alhoewel deze uitdagingen veelal pas aan het licht komen bij het uiteindelijke vaststellingsproces, ontstaan ze al in een eerder stadium, namelijk tijdens het verlenings- en monitoringsproces. Het is daarom belangrijk om uw ASV aan te laten sluiten op de maatschappelijke ambities en doelstellingen die uw gemeente heeft, evenals de AWB, uw accountantsprotocol en de RJ. Hierbij is het belangrijk om duidelijke en concrete voorwaarden te stellen aan de verantwoording van subsidies en vermogensopbouw. Verder adviseren wij u de operationele processen binnen het verlenings- monitorings- en vaststellingsproces aan te laten sluiten op de hierboven beschreven (juridische) kaders, waarbij eveneens voldoende financiële, juridische en inhoudelijke kennis aangehaakt dient te worden.
Wij helpen u graag!
Herkent u bovenstaande uitdagingen? Dan komen wij graag met u in gesprek, zodat wij onze kennis en ervaring met subsidies, financiën, ASV’s en het efficiënt inrichten van processen voor uw organisatie kunnen inzetten.
Dit bericht is meer dan zes maanden geleden gepubliceerd. Omdat wet- en regelgeving continu in beweging is, raden wij u aan met uw Baker Tilly adviseur te bespreken of de informatie in dit bericht actueel is en gevolgen heeft (of mogelijkheden biedt) voor uw situatie. Uw adviseur praat u graag bij over de laatste stand van zaken
