Jaarafsluiting payroll 2025: hier moet je als werkgever op letten
Jaarafsluiting payroll 2025: hier moet je als werkgever op letten
De jaarwisseling is voor HR en salarisadministratie altijd een drukke periode. Elk jaar verandert er wel wat aan de regels rondom de payroll, en dit jaar blijven we zelfs wat langer in onzekerheid door het uitgestelde besluitvormingsproces in de Tweede Kamer.
Met de jaarafsluiting van 2025 en de jaaropstart van 2026 in het verschiet zetten onze experts van Employment Advisory een aantal belangrijke ontwikkelingen en aandachtspunten voor 2025 en 2026 op een rij.
Blijf scherp op de werkkostenregeling
De eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) is in 2025 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Boven de € 400.000 is het percentage 1,18. Naar verwachting blijven deze percentages ook in 2026 gelden.
Ondanks de gelijkblijvende percentages is het rond de jaarwisseling belangrijk om scherp te blijven op de WKR. Lees hier meer over in onze Eindejaarstips voor Werkgevers!
Wil je optimaal gebruikmaken van de beschikbare vrije ruimte? Onze experts leggen graag uit hoe. Lees hier meer over de regeling, onze WKR-webinars en -trainingen.
Houd nieuwe regels voor leaseauto’s in de gaten
Op Prinsjesdag is voorgesteld om vanaf 2027 een eindheffing te introduceren voor personenauto’s die rijden op fossiele brandstof. De eindheffing bedraagt 12% van de cataloguswaarde (of van de waarde in het economisch verkeer bij auto’s van ouder dan 25 jaar) en komt voor rekening van de werkgever. Er is waarschijnlijk een overgangsregeling tot 17 september 2030, voor personenauto’s die vóór 1 januari 2027 voor het eerst aan één of meer werknemers ter beschikking zijn gesteld.
Bied je leaseopties met contracten van meer dan 4 jaar aan? Bespreek dan met je Baker Tilly adviseur of het noodzakelijk is om nu al rekening te houden met de nieuwe eindheffing, bijvoorbeeld door geen contracten voor niet-elektrische auto’s meer toe te staan die langer lopen dan tot 17 september 2030.
Bijtelling elektrische auto’s verandert in 2026
Voor elektrische auto’s geldt een verlaagd bijtellingspercentage voor de catalogusprijs tot € 30.000. In 2025 geldt een percentage van 17%. Voor het deel van de catalogusprijs boven € 30.000 geldt een bijtellingspercentage van 22%. Maar let op: het verlaagde bijtellingstarief vervalt in 2026. De reguliere bijtelling van 22% is dan ook op (nieuwe) elektrische auto’s van toepassing. Voor bestaande contracten geldt overgangsrecht.
Lees meer over bijtelling en de fiscale behandeling van de auto van de zaak in 2025 in onze brochure Auto van de Zaak[TG7] .
Aanpassingen in de ETK en expatregelingen
De 30%-regeling voor ingekomen en uitgezonden werknemers is versoberd. Vanaf 1 januari 2027 is het eigenlijk een ‘27%-regeling’: er geldt dan een maximale belastingvrije vergoeding van 27% van het salaris. Ook worden de salarisnormen verhoogd. Voor werknemers waarbij de 30%-regeling vóór 2024 werd toegepast, geldt overgangsrecht.
Daarnaast staat expats nog een aantal wijzigingen en aflopende overgangsregelingen te wachten:
De partiële buitenlandse belastingplicht is per 1 januari 2025 afgeschaft, waardoor (nieuwe) 30%’ers in principe belasting betalen over hun box 2- en box 3-wereldinkomen, tenzij voorkoming van dubbele belasting wordt geboden. Per 31 december 2026 is het ook voor de laatste gevallen die onder de overgangsregeling vielen niet meer mogelijk om te opteren voor behandeling als partieel buitenlands belastingplichtige.
De overgangsregeling voor de aftopping van de 30%-regeling op de WNT-norm eindigt per 1 januari 2026. Dat kan betekenen dat 30%’ers die meer verdienen dan de WNT-norm niet langer maximaal gebruik kunnen maken van de 30%-regeling.
Wanneer de 30%-regeling niet wordt toegepast, mag een werkgever nu bepaalde werkelijke extraterritoriale kosten (ETK) belastingvrij vergoeden. Op Prinsjesdag is voorgesteld bepaalde ETK niet langer belastingvrij te laten vergoeden: (extra) kosten van levensonderhoud (de zogenoemde ‘COLA-kosten’) en bepaalde extra telefoonkosten. Deze beperkingen moeten nog worden goedgekeurd.
Strengere controle op schijnzelfstandigheid
De afgelopen jaren gold een zogenoemd moratorium op schijnzelfstandigheid. Maar de Belastingdienst controleert sinds 1 januari 2025 weer actiever of een zzp’er als werknemer moet worden aangemerkt.
Tegelijkertijd laat nieuwe wetgeving rondom het inhuren van zelfstandigen nog op zich wachten. De Wet verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties en rechtsvermoeden (Wet VBAR) moet de lang verwachte duidelijkheid gaan geven. Maar de Wet VBAR (en het bijbehorende Besluit) zijn nog niet definitief.
Partijen moeten het voor nu dan ook (blijven) doen met de huidige juridische normen en alle onzekerheid die deze situatie met zich meebrengt.
Fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s bij zzp'ers
Schijnzelfstandigheid is risicovol. Als de Belastingdienst oordeelt dat er sprake is van een arbeidsovereenkomst in plaats van een overeenkomst van opdracht, dan bestaat het fiscale risico dat de Belastingdienst naheffing vordert van loonbelasting en premies over de aan de zzp’er betaalde bedragen, vermeerderd met wettelijke rente en boetes. Dit is een aanzienlijk financieel risico voor de opdrachtgever/werkgever.
Bovendien kan een schijnzelfstandige op enig moment (vaak bij langdurige ziekte of beëindiging van de opdracht door de opdrachtgever) een arbeidsovereenkomst claimen, inclusief loondoorbetaling bij ziekte, ontslagbescherming, pensioen, enzovoort.
Zorg daarom dat je de positie van zzp’ers in de gaten blijft houden. Onze experts kunnen je hierbij helpen.
Meer weten?
Wil je meer lezen over waar je als werkgever op moet letten bij de jaarafsluiting 2025 en de jaaropstart 2026? In onze Eindejaarstips zetten we een aantal belangrijke onderwerpen voor je op een rij. Heb je andere vragen? Onze adviseurs helpen je graag!
Wet- en regelgeving op dit gebied kan veranderen. Op het moment van publicatie was het Belastingplan 2026 nog niet door de Tweede en Eerste Kamer behandeld. Er kunnen (wets)wijzigingen hebben plaatsgevonden na de publicatie van de artikelen waarnaar hierboven verwezen wordt. Overleg met je Baker Tilly adviseur over de mogelijk impact voor jouw organisatie.
