Navigeren door Nederlandse compliance vanuit het buitenland: Access Financial International SA
Als je druk bent met het managen van internationale bedrijfsactiviteiten vanuit meerdere landen, kan het waarborgen van naleving van lokale arbeidsregelgeving ingewikkeld zijn. Kevin Austin, directeur en medeaandeelhouder van Access Financial International SA (AFI SA), ondervond dit zelf. Hun Nederlandse onderneming kreeg te maken met de complexiteit van de Nederlandse regels rondom uitbesteding, tijdelijke arbeid en salarisadministratie. Externe certificering wordt door veel van hun klanten gewenst, dus Kevin wendde zich tot Baker Tilly voor ondersteuning bij het verkrijgen van deze NEN-certificering.
Zij lieten ons zien wat we moesten doen, wat we nog niet deden, en namen ons mee door het hele proces. Ze zorgden ervoor dat alles grondig werd getest voorafgaand aan de audit. Beter kan je niet wensen.
Kevin heeft 20 jaar besteed aan het uitbouwen van AFI SA tot een internationale organisatie. Als je met hem spreekt, zijn zijn gedrevenheid en ondernemende enthousiasme direct merkbaar. Maar zelfs gepassioneerde en ervaren ondernemers hebben lokale expertise nodig als ze de Nederlandse arbeidswetgeving moeten doorgronden.
De organisatie
AFI SA opereert als een wereldwijde aanbieder van contractmanagement, uitbesteedde payroll en andere overkoepelende diensten. Zij leveren deze diensten al sinds 2003, en in Nederland via de entiteit The Payroll Advisor BV.
Met Kevin voornamelijk gevestigd op Cyprus, financiële operaties deels beheerd vanuit India en bedrijfsactiviteiten gecoördineerd vanuit het Verenigd Koninkrijk, opereert het bedrijf wereldwijd. Deze gespreide structuur biedt vele voordelen, maar brengt ook uitdagingen met zich mee als het gaat om het begrijpen en naleven van specifieke Nederlandse arbeidsvoorschriften.
De uitdaging
De Nederlandse wet rondom payroll kan ingewikkeld zijn, omdat klanten hun fiscale risico's of aansprakelijkheden rondom payroll willen beperken. Voor een organisatie die internationale klanten bedient, is naleving van Nederlandse regels zoals de Waadi essentieel. En het succes van de organisatie hangt af van of klanten je als een betrouwbare partner zien. Een NEN-certificering kan hierbij helpen, omdat het een onafhankelijke bevestiging is van de naleving van de relevante regels. In de voorbereiding op een NEN-audit komen mogelijke tekortkomingen in interne processen en nalevingsprocedures aan het licht, die onmiddellijke aandacht nodig hadden.
“Internationaal opereren betekent dat je niet altijd op de hoogte bent van elke lokale regel,” reflecteert Kevin. “Door onze internationale focus hadden wij minder kennis van specifieke Nederlandse arbeidsregels. Het was duidelijk dat we deskundige hulp nodig hadden.”
De juiste match
De keuze om met Baker Tilly te werken in plaats van grotere alternatieven was strategisch. AFI SA had behoefte aan gespecialiseerde expertise, maar niet aan een schaalniveau dat de grootste kantoren aantrekt. “Als je met een van de big four-praktijken werkt, zijn zij niet geïnteresseerd in bedrijven van onze omvang,” merkt Kevin op. “We moesten iemand vinden die goed bij ons past. We kunnen niet werken als klein kantoor als de partner geen allround service biedt. En we kunnen ook niet werken met een bedrijf dat alleen geïnteresseerd is in multinationale ondernemingen en enorme fees.”
Baker Tilly bleek een perfecte match. Groot genoeg om de benodigde expertise te bieden, precies wanneer AFSI SA die nodig had. “Met een groot internationaal netwerk dat toegang biedt tot lokale expertise. En dat met een persoonlijke benadering, directe communicatielijnen en een passie voor het leveren van uitstekende diensten.”
Wat daarop volgde was niet alleen een snelle oplossing en het aanpakken van de directe certificeringsvereisten, maar een grondige beoordeling die veel verder ging. Het Employment Advisory-team van Baker Tilly voerde een complete analyse uit van de HR-processen van The Payroll Advisor BV. Zij identificeerden niet alleen nalevingstekorten, maar ook mogelijkheden voor operationele verbetering. Die aanpak vereiste dat in veel gebieden vanaf nul werd begonnen, waarbij processen volledig werden herbouwd om zowel naleving als efficiëntie te waarborgen. “Het was een grondige transformatie, precies wat The Payroll Advisor BV op dat moment nodig had.”
Het resultaat: erkenning en optimalisatie
De aanpak wierp zijn vruchten af. “Met hulp van het Baker Tilly-team doorliep The Payroll Advisor BV het strenge traject van NEN-certificering. Met vlag en wimpel,” vertelt Kevin trots. “Baker Tilly loste niet alleen het directe probleem op. Ze beoordeelden ook het gehele HR-proces van begin tot eind. Ze wezen precies aan waar de pijnpunten zaten. Het resultaat was niet alleen naleving, maar ook verbeterde operationele efficiëntie dankzij betere processen, duidelijkere procedures en systematische aanpakken voor onboarding en offboarding.”
Naast het oplossen van de directe situatie, legde Baker Tilly een basis voor toekomstig compliance management. “Waar ik het meest van onder de indruk was, was de brede interne kennis bij Baker Tilly. Hun Employment Advisory-team werkte samen om ons niet alleen compliant te krijgen, maar om processen te bouwen die ons compliant houden in de toekomst,” benadrukt Kevin.
Voortdurende samenwerking voor toekomstige uitdagingen
Deze holistische aanpak is nu nog belangrijker nu de regelgeving verandert. Met de Waadi wetgeving die in Nederland nog strenger wordt, zullen bedrijven te maken krijgen met nog complexere nalevingsvereisten.
Maar Kevin weet dat zijn organisatie nu goed is voorbereid. “The Payroll Advisor BV voert nu halfjaarlijkse beoordelingen uit om bovenop de naleving te blijven. Dit voorkomt problemen in de toekomst, in plaats van ze achteraf te moeten oplossen. Uiteindelijk moet dit leiden tot foutloze beoordelingen, waarna de frequentie van inspecties kan worden verlaagd van twee naar één keer per jaar.” Met Baker Tilly's ervaring in pre-audits weet Kevin dat ze in goede handen zijn bij alles er wat komt.
Concurrentievoordeel voor de toekomst
Kevins advies aan andere internationale bedrijven die Nederlandse activiteiten overwegen: “Het begrijpen van lokale regelgeving is cruciaal, maar je hoeft het niet alleen te doen. Zorg ervoor dat je de juiste expertise tot je beschikking hebt.”
Deze succesvolle samenwerking laat zien hoe de juiste partners kunnen helpen om nalevingsuitdagingen om te zetten in een concurrentievoordeel. “Voor AFI SA ging het bij de samenwerking met Baker Tilly niet alleen om het verkrijgen van een certificaat. Het ging om het bouwen van een solide basis voor gecontroleerde groei in de Nederlandse markt.”
Klaar voor internationale bedrijfsactiviteiten?
Heb je vragen over de diensten van Baker Tilly? Of ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op. We bespreken graag de mogelijkheden met je.
De wet- en regelgeving op dit gebied kan aan verandering onderhevig zijn. Wij raden je aan om de mogelijke impact hiervan te bespreken met je Baker Tilly adviseur.
