Op vakantie met een auto van de zaak: mag dat?

Rij je in een auto van de zaak? En wil je met die auto op vakantie? Dat mag, tenzij je andere afspraken hebt gemaakt met je werkgever over het privégebruik. Maar let op: in sommige gevallen moet je rekening houden met bijzondere fiscale regels en heffingen. Als je daar slim mee omgaat, hoeven de belastingen geen belemmering te zijn voor een fijne autovakantie. Sterker nog, er zijn mogelijkheden voor werkgevers om hun personeel hierin juist tegemoet te komen. Bijvoorbeeld door tijdelijk een grotere auto te bieden. In tijden van arbeidsmarktkrapte en personeelstekorten is zo’n kleine geste aan werknemers goud waard.

Waar moet je als werkgever rekening mee houden bij het ter beschikking stellen van een auto voor de vakantie? En wat zijn de regels voor werknemers? Onze experts leggen het uit.

Mag je een auto van de zaak meenemen op vakantie?

Ja, dat mag, tenzij je iets anders hebt afgesproken met de werkgever. Het kan zijn dat een vakantie invloed heeft op de maximaal toegestane kilometers onder je leasecontract. Let bovendien op dat zaken als autoverzekeringen en pechhulp in het buitenland anders werken: het is goed om voor vertrek na te vragen of er voldoende dekking is.

Vanuit fiscaal perspectief gelden ook in het buitenland de reguliere bijtellingsregels. Ga je met je ‘normale’ auto van de zaak op reis, dan is de ‘waarde’ van dit privégebruik dus al opgenomen in je bijtelling.

Maar is de werkelijke waarde van het privégebruik duidelijk hoger dan de waarde op basis van het algemene bijtellingspercentage? Bijvoorbeeld omdat je extreem veel privékilometers maakt? Dan is er sprake van excessief privégebruik van de auto. In dat geval moet de werkgever kortgezegd uitgaan van het hogere privégebruik. Dat leidt tot een hogere bijtelling.  

In onze Autobrochure lees je meer over de auto van de zaak, de bijtelling, en de gevolgen van excessief privégebruik van de auto.

Verklaring geen privégebruik en wisselende auto

De werkgever hoeft geen bijtelling toe te passen als de medewerker minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, dit aannemelijk kan maken met bijvoorbeeld een sluitende kilometeradministratie, en bij voorkeur een Verklaring geen privégebruik auto aan de werkgever overhandigt. Let hierbij goed op alle voorwaarden! 

Voor deze 500 kilometer-grens worden alle kilometers van alle ter beschikking gestelde auto’s samengenomen. Overschrijd je als werknemer die grens, dan krijg je te maken met een bijtelling voor alle auto’s, over alle perioden van dat jaar. Je kunt er dus niet voor kiezen om het tijdelijk ‘uit’ te zetten, bijvoorbeeld voor een vakantie.

Op vakantie met een andere auto van de zaak

Werknemers kiezen steeds vaker voor een elektrische auto in plaats van een benzine- of dieselvariant. Dat is niet alleen duurzamer, maar heeft ook fiscale voordelen, bijvoorbeeld de lagere bijtelling. Maar de actieradius en laadperikelen maken soms dat werknemers liever niet met de elektrische auto op vakantie gaan. Datzelfde geldt voor werknemers met een compactere auto, die voor de vakantieperiode een wat ruimer model willen.  

Om aan deze wens tegemoet te komen, kun je er als werknemer voor kiezen om het tijdelijk wisselen van auto mogelijk te maken. Dat kan op twee manieren:

1. Twee auto’s van de zaak

De eerste mogelijkheid is om naast de vaste auto een tijdelijke auto ter beschikking te stellen. Voor de vaste (elektrische) auto geldt de fiscale bijtelling voor het hele jaar. Daarnaast wordt voor de extra auto ook een bijtelling bij het loon van de medewerker opgeteld. Deze bijtelling wordt volgens de reguliere bijtellingsregels bepaald en naar tijdsevenredigheid toegepast.

Let op: bij de terbeschikkingstelling van een tijdelijke extra auto kan de Belastingdienst het standpunt innemen dat er voor de tweede auto sprake is van excessief privégebruik, waardoor de werkelijke kosten van de auto tot het loon worden gerekend.

2. Auto tijdelijk inruilen

De tweede optie is om de medewerker de vaste auto te laten inleveren bij de werkgever of leasemaatschappij. Werkgever en werknemer leggen schriftelijk vast dat de auto voor de vakantieperiode wordt ingeleverd en de werknemer kan niet meer over de auto beschikken. Tijdens de vakantie wordt de bijtelling van de vervangende auto opgeteld bij het loon, in plaats van de bijtelling van de vaste auto. De rest van het jaar zal de reguliere bijtelling van de vaste auto worden toegepast. Dit heeft als voordeel dat er geen sprake is van dubbele bijtelling.

Je kunt afspreken dat de werknemer een hogere eigen bijdrage moet betalen voor het gebruik van een tijdelijke auto. Let goed op de verwerking van zo’n eigen bijdrage.  

Meer weten over de auto van de zaak?

Heb je vragen over de fiscale behandeling van de auto van de zaak? In deze brochure leggen onze adviseurs het uit. En wil je als werkgever meer weten over de regels, de aandachtspunten en de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op. Onze Employment Advisory specialisten vertellen je er graag meer over!

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly-adviseur te overleggen over de impact hiervan.