Deadline nadert: hoe je als werkgever in drie stappen klaar bent met de WPM-rapportage

Sinds 2024 geldt een nieuwe administratieverplichting voor werkgevers: de Wet Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Heb je 100 of meer medewerkers in dienst? Dan ben je sinds 1 juli 2024 verplicht om de personenmobiliteit van je medewerkers bij te houden en te rapporteren.

Het eerste rapportagetijdvak liep van 1 juli tot en met 31 december 2024. En als deze wetgeving op jou als werkgever van toepassing is, moet je de rapportage over het eerste tijdvak indienen vóór 1 juli 2025. Het is van belang dat je de rapportage volgens een bepaalde rekenmethodiek opstelt, voordat je deze indient bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Onze experts leggen uit hoe je in drie stappen kunt voldoen aan je rapportageverplichting.

Stap 1: Verzamel de juiste gegevens

Als je onder de rapportageverplichting valt, ben je als het goed is vorig jaar al van start gegaan met het bijhouden van de vereiste informatie. Daardoor heb je nu de volgende gegevens inzichtelijk:

• Aantal kilometers per vervoersmiddel en brandstoftype
  Denk aan zakelijke kilometers via leaseauto’s, mobiliteitsbudgetten, OV-kaarten en reiskostendeclaraties. Het gaat niet alleen om de kilometers (afstand) maar ook om het type vervoersmiddel. Bij motorvoertuigen dient dit vervolgens te worden opgesplitst in verschillende soorten brandstof (bijvoorbeeld diesel, benzine of elektrisch). Maak gebruik van bestaande bronnen zoals salarisadministratie, reiskostensystemen of declaratiesoftware.

• Woon-werkverkeer
  Hiervoor kun je gebruik maken van vaste reispatronen op basis van contractuele afspraken (zoals standplaats en aantal werkdagen per week) of door middel van een enquête. Werk je met een mobiliteitsregeling of reiskostenvergoeding, dan helpt dit bij het inschatten van het aantal kilometers.

Gegevensverzameling met een enquête

Je kunt de benodigde gegevens ophalen met behulp van een korte vragenlijst. Hiermee bepaal je het woon-werkpatroon: de medewerkers vullen een enquête in met een beperkt aantal vragen over het reispatroon van de werknemer in een gekozen week. Aan de hand van de antwoorden kun je de (half)jaarlijkse woon-werkkilometers berekenen. Vervolgens zet je dit af tegen de werkelijke kilometers over die periode, en kun je ook de vereiste jaartotalen berekenen.

Het is mogelijk om de enquête zelf binnen de organisatie uit te zetten, maar er zijn ook enquêtetools beschikbaar. Daarnaast kan de enquête worden gecombineerd met een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO).

Tip: De juiste gegevens verzamelen kan makkelijk en snel met de Baker Tilly HR Hub. Ons gedigitaliseerde HR-systeem biedt een speciale WPM-module, waarmee je alle benodigde gegevens eenvoudig bij het personeel kunt opvragen. Zo verzamel je alle gegevens in één systeem én kun je gemakkelijk de benodigde berekeningen en rapportages uit het systeem halen.

Stap 2: Maak de berekeningen en stel de rapportage op

Zodra je de ruwe gegevens hebt verzameld, maak je de vertaalslag naar de rapportage-indeling van RVO. Hierbij splits je het totaal aan gereden kilometers als volgt uit:

• Per type mobiliteit:
  Woon-werkverkeer, zakelijke mobiliteit

• Per vervoersmiddel:
  Auto, trein, bus, fiets, te voet, et cetera.

• Per brandstoftype:
  Benzine, diesel, elektrisch, hybride, waterstof, et cetera.

RVO hanteert verschillende methodieken, afhankelijk van de aard van de reis. Gaat het om vaste reispatronen (zoals bij kantoorwerkers met vaste werkdagen), dan mag je de kilometers schatten. Dit doe je op basis van adresgegevens, werkdagen en reisdagen per week. Je kunt eventueel een representatieve steekproef uitvoeren om deze vaste reispatronen in beeld te brengen. Let op de eisen die voor een steekproef gelden.

Bij variabele of flexibele mobiliteit kun je geen steekproef hanteren. Je moet dan uitgaan van declaraties, ritregistraties of mobiliteitsplatformen.

De uitkomst is een overzichtstabel met aantallen kilometers per combinatie van vervoersmiddel, brandstoftype en mobiliteitstype (woon-werk of zakelijk). Dit vormt de basis voor de rapportage in de tool. Belangrijk hierbij is dat je geen persoonsgegevens meldt. Het gaat alleen om de geaggregeerde gegevens op organisatieniveau.

Stap 3: Dien de rapportage in via het RVO-portaal

Gebruik de online tool van RVO om de berekende gegevens in te voeren. De tool berekent automatisch de CO₂-uitstoot op basis van een gemiddelde uitstoot per vervoerstype en brandstofsoort. De overheid bepaalt aan de hand van deze informatie wat gemiddeld de CO₂-uitstoot van de onderneming per kilometer is.

Let bij het indienen van de rapportage op dat je de juiste categorieën selecteert (woon-werk of zakelijk) én elke combinatie van vervoersmiddel en brandstof juist weergeeft. Daarna dien je de rapportage digitaal in, via het ondernemersportaal van RVO. Hiervoor heb je eHerkenning nodig (minimaal eH2+ niveau). Heeft jouw onderneming nog geen eHerkenning? Houdt dan rekening met een aanvraagtijd van ongeveer vijf werkdagen. Of vraag je Baker Tilly adviseur om hulp: wij kunnen de melding ook voor je indienen, op basis van een machtiging.

Wat gebeurt er met de WPM-gegevens?

Na het indienen van de rapportage ontvang je een bevestiging en kun je een rapport downloaden met daarin de berekende CO₂-uitstoot voor jouw bedrijf. Dit dient als ‘baseline’, om toekomstige besparingsdoelen mee te bepalen. Vanaf 2026 wordt namelijk gekeken naar een norm voor CO₂-uitstoot per kilometer.

Let op: de Tweede Kamer heeft recent een motie aangenomen om de rapportagedrempel per 2026 te verhogen van 100 naar 250 medewerkers. Maar deze motie heeft geen gevolgen voor de huidige tijdvakken: bedrijven met 100 of meer medewerkers zijn nu dus nog steeds verplicht om de WPM-rapportage in te dienen. Bij te late of incomplete indiening kan een last onder dwangsom worden opgelegd.

Meer weten?

Heb je vragen over het indienen van de rapportage? Heb je hulp nodig bij het verzamelen of interpreteren van de relevante data? Of heb je ondersteuning nodig bij het inrichten of verbeteren van je processen rondom HR en de WPM? Neem dan contact op met onze Employment Advisory specialisten. Wij helpen je graag!

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly-adviseur te overleggen over de impact hiervan.