AVG: pas uw sollicitatieprocedure aan op nieuwe regels

De komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) raakt ook de sollicitatieprocedure binnen uw organisatie. Zo geeft de AVG de sollicitant het recht tot onder andere inzage, correctie of wijziging van hun persoonsgegevens. Uw organisatie dient voorbereid te zijn op dit soort verzoeken. Daarnaast zijn er richtlijnen voor de bewaartermijn voor sollicitatiebrieven en cv’s, dient u alert te zijn op de samenwerking met assessmentbureaus en is de screening op social media aan banden gelegd. Zorg dus dat u uw beleid op orde heeft.

Sollicitatiebrief en CV

In een sollicitatiebrief en CV staan de nodige persoonsgegevens. U dient daar dus zorgvuldig mee om te gaan. Na afsluiting van de sollicitatieprocedure dient u deze gegevens binnen vier weken te vernietigen. Dit geldt ook voor gemaakte aantekeningen tijdens sollicitatiegesprekken. Alleen als de sollicitant u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om zijn of haar gegevens langer in portefeuille te houden, mogen de gegevens langer bewaard worden. Mét toestemming mag dat voor maximaal een jaar.

Vernietig alle gegevens

Zorg ervoor dat niet alleen de HR-afdeling de stukken vernietigt. Ook de managers op de werkvloer of anderen, die bij de sollicitatieprocedure betrokken zijn geweest, moeten de gegevens van de sollicitanten vernietigen.

Waarborg persoonsgegevens assessments

Wilt u in de sollicitatiefase gebruik maken van een assessment? Laat u dan goed informeren over de mogelijkheden en de waarborgen van het assessmentbureau waarmee u samenwerkt. Informeer de sollicitant over hoe wordt omgegaan met de persoonsgegevens. Een assessmentbureau dat DNA afnam om daaruit af te leiden of een sollicitant over leiderschapskwaliteiten beschikt, is eerder door de Autoriteit Persoonsgegevens op de vingers getikt. Er zit een grens aan gegevens die u mag verzamelen.

Screening op social media

Wilt u een sollicitant screenen op social media platforms? Weet dat dit alleen mag als u een sollicitant op voorhand informeert over deze screening. Verdiep u dus tijdig in de regels en pas indien noodzakelijk uw aannamebeleid aan. Houd er rekening mee dat dit eerst voorgelegd dient te worden aan de ondernemingsraad als die is ingesteld. 

Wij kunnen u helpen!

Twijfelt u of uw sollicitatieprocedure voldoet aan de nieuwe wetgeving onder de AVG? Of wilt u advies over hoe de privacyregels moeten worden toegepast? Wij helpen u graag bij de implementatie van de AVG. Neem contact op met arbeidsrechtjuristen Simone Koolwijk van Baker Tilly Employment Advisory.