Hoe controleer je een gemeentelijke grondexploitatie?

Elke gemeente met eigen grondexploitaties krijgt jaarlijks te maken met specifieke controles van de accountant, gericht op de grondexploitatieprojecten. Goede dossiervorming over deze grondexploitaties is een belangrijke voorwaarde voor een effectief controleproces. Maar wat is een goed dossier? En hoe kan een gemeente het controleproces goed inrichten? Daarover heeft de commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO) voor de eerste keer een notitie uitgebracht.

De Notitie Grondexploitaties van 3 september 2019 beschrijft wat nodig is voor goede dossiervorming en voor het controleproces. De opbouw van de notitie haakt aan op de verschillende fasen van een grondexploitatieproject en op de twee hoofdvormen van grondbeleid (actief en faciliterend grondbeleid) en behandelt de volgende onderwerpen:

  • Start en verkenning bij actief grondbeleid
  • Planontwikkeling bij actief grondbeleid
  • Uitvoering bij actief grondbeleid
  • Plan- en contractvorming bij faciliterend grondbeleid
  • Uitvoering bij faciliterend grondbeleid
  • ‘Lessons learned’ en majeure risico’s

Voorbeeld: gemeente Pijnacker-Nootdorp

De lessons learned (hoofdstuk 7) omvatten concrete voorbeelden. Zo laat de notitie zien hoe de controle van de grondexploitatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp in 2019 is verlopen. Een aantal leerpunten uit deze controle geven wij graag aan u mee:

  • Gemeente en accountant werken met een vooruitgeschoven post, ofwel een coördinator met kennis van zowel financiën als het ruimtelijk domein.
  • Coördinatoren handelen vanuit belangen van alle stakeholders, en kunnen zich verplaatsen in de rollen van zowel gemeente als accountant.
  • De gemeentelijke coördinator stelde checklists op, gebaseerd op informatie die de accountant ook nodig heeft. Hij coördineerde de verzameling van documentatie. Ook verrichtte hij een interne controle, vooruitlopend op de accountantscontrole.
  • De coördinator namens de accountant was geen onderdeel van het controleteam, maar een adviseur uit de vastgoedtak. Deze zorgde op zijn beurt voor de juiste interne documenten en comfort voor de controlerend accountant.

Maurice Schenk, senior manager Public Sector bij Baker Tilly over de controle van de grondexploitatie die Baker Tilly bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp uitvoerde: “Door onze aanpak was de benodigde documentatie snel en effectief uitgewisseld en gecontroleerd. Heldere afspraken over het proces leidde er toe, dat een stroef proces werd omgevormd tot een effectief controleproces voor de grex.”

Het leidde tot een mooi compliment van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Rob Kreuger, Business Controller Ruimtelijk Domein bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp: “Doordat beide partijen een bruggenbouwer hadden aangesteld die te allen tijde met elkaar konden communiceren en wederzijds begrip creëerden, maakte de gemeente een mooie stap in het verbeteren van haar interne beheersing en werd het controleproces versoepeld”.