Is uw data volledig?

Sturen op managementinformatie kan alleen als u kunt vertrouwen op de data waarop u stuurt. Is de data bijvoorbeeld wel volledig genoeg om in te zetten voor uw doel? Zeker in organisaties waar nog veel data handmatig wordt vastgelegd, komt onvolledige data veel voor. Bijvoorbeeld omdat een medewerker vanwege tijdgebrek een dataveld overslaat. Als data invoeren veel tijd kost, is het een begrijpelijke keuze. Maar wat als dit ten koste gaat van de kwaliteit van uw managementinformatie? Hoe zorgt u er dan voor dat de data toch volledig is?

Daarvoor moeten we terug naar de basis van dit probleem. De oorzaak van onvolledige data is namelijk in bijna alle gevallen de mens. We noemen het ook wel de ‘human error’. Neem een willekeurige salesafdeling. Hier worden gesprekken gevoerd met de klant, deze gesprekken moeten vastgelegd worden in het systeem. Een tijdrovende klus als je volledig wilt zijn, waardoor een medewerker van de salesafdeling wellicht de keuze maakt bepaalde velden over te slaan of data die niet zo 1-2-3 beschikbaar is weg te laten. Vaak vanuit de gedachte dan weer verder te kunnen met zaken die in hun beleving belangrijker zijn. Vergelijkbare keuzes worden zeer waarschijnlijk ook in andere organisaties, op andere afdelingen of in andere bedrijfsprocessen gemaakt.

Wat is relevante data en wat niet?

De oplossing voor het voorkomen van onvolledige data ligt dan ook bij uw medewerkers. Om hen bewust te maken van de consequenties van het ‘even snel invoeren en weer door’. Een medewerker moet snappen wat het belang is van de data die hij invoert, wat er met die data gebeurt. Welke data hij of zij vastlegt is niet (of minder) van belang en welke data heeft juist wél waarde. Koppel onvolledigheid dan ook altijd terug aan de afdeling of medewerker die verantwoordelijk is voor die data. Leg uit waarom die data van waarde is en maak afspraken over de registratie en volledigheid van data.

> Lees meer: Welke 5 redenen houden u tegen om data voor u te laten werken?

Welke data nodig voor stuurinformatie?

Het betekent dat u zelf inzichtelijk moet hebben welke datavelden u echt nodig heeft om grip te hebben op uw organisatie. Voor managementinformatie is tenslotte niet alles van belang. Bepaal welke gegevens u wel en niet moet verzamelen om tot de juiste stuurinformatie te komen. Breng stap voor stap het complete plaatje in beeld. Kijk ook dan of de data juist wordt verzameld en of alle velden zijn ingevuld. Zo weet u welke belangrijke data niet volledig is.

Wie is verantwoordelijk voor de volledigheid?

Tenslotte is het belangrijk om data zoveel mogelijk van de bron te laten komen. Gaat het om jaarcijfers? Laat de accountant deze cijfers dan aanleveren. Gaat het om inkoopcijfers? Dan is het goed dit door de verantwoordelijke van die afdeling te laten beoordelen. Je belegt de verantwoordelijkheid voor volledigheid van data dan bij de bron neer.

Datagedreven aanpak

Zorgen voor betrouwbare data waarop u strategische keuzes maakt, is een complex proces. Het gaat over bepalen op welke data u wilt sturen, maar ook over het beschikbaar maken van die data en ervoor waken dat u kunt sturen op de kwaliteit van deze data. Toch is een datagedreven aanpak dé manier om goed onderbouwde keuzes te maken en niet langer alleen op uw onderbuikgevoel hoeft af te gaan.

Ook de ambitie om een datagedreven organisatie te worden?

Of zit u midden in die transitie, maar loopt u vast op zaken als beschikbaarheid en betrouwbaarheid van data? Neem dan contact op met mij. Ik help u graag op weg!