Het Wetsvoorstel ‘Volledig digitale algemene vergadering’

De tijdelijke Wet Covid-19 is per 1 februari 2023 niet meer van kracht. Daarmee is een einde gekomen aan de mogelijkheid voor rechtspersonen om volledig digitaal te vergaderen. De gedeeltelijk digitale (‘hybride’) algemene vergadering is wel mogelijk volgens Nederlandse wet- en regelgeving naast de mogelijkheid om via een volmacht de aandeelhoudersrechten uit te oefenen, maar dat geldt niet voor de volledige digitale vergadering.

Vanuit het bedrijfsleven klinkt een duidelijke wens om het wettelijk mogelijk te maken dat algemene vergaderingen volledig digitaal gehouden kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarbij de aandeelhouders zich in meerdere landen bevinden. Om aan deze wens tegemoet te komen ging op 7 december 2022 een wetsvoorstel in consultatie die de volledig digitale algemene vergadering mogelijk moet maken.

Aan zo’n volledig digitale vergadering zijn wel de nodige voorwaarden verbonden. Zo is het uitgangspunt dat de vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling moet vormen van een fysieke vergadering. Dat uit zich bijvoorbeeld in de verplichte mogelijkheid om deel te nemen, het woord te voeren, de nodige bescheiden te kunnen ontvangen en ‘live’ te kunnen stemmen. Daarnaast moet de digitale vergadering berusten op een statutaire basis en dient de mogelijkheid te bestaan tot identificatie via het elektronisch communicatiemiddel. Ten aanzien van bijvoorbeeld de wijze van identificatie en de invulling van de statutaire basis is nog veel ruimte gelaten.

Legal Advisory

Tussen 1 februari 2023 en de inwerkingtreding van de ‘Wet digitaal vergaderen’ is het niet mogelijk om een volledig digitale algemene vergadering te houden. Mocht u zich afvragen hoe in deze periode om te gaan met digitaal vergaderen of heeft u vragen over een ‘identificatiereglement’ dan wel de statutaire basis voor de volledig digitale vergadering, dan assisteert Legal Advisory u graag.

Voor al uw juridische vragen, neem contact op met Legal Advisory.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden u aan om met uw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.