Q&A: Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden

Studiekosten

1. Hoe wijzigen de regels rondom studiekosten?

Vanaf 1 augustus 2022 mag de werkgever de kosten van ‘door de wet of cao verplichte opleidingen’ niet meer op de werknemer verhalen. Bedingen in de arbeidsovereenkomst (of studieovereenkomst) die bepalen dat de werknemer (een deel van) de kosten van een door de wet of cao verplichte opleiding moet terugbetalen, als hij bijvoorbeeld binnen een bepaalde periode na het behalen van de opleiding uit dienst gaat, zijn vanaf 1 augustus 2022 niet meer geldig.
Voor opleidingen die niet door de wet of cao verplicht zijn, blijft de mogelijkheid bestaan om een terugbetalingsverplichting overeen te komen. Het gaat in dat geval om opleidingen die de werknemer zelf wenst te volgen (bijvoorbeeld een (post-)hbo of masteropleiding in het kader van persoonlijke ontwikkeling).
Bovendien geldt dat door de wet of cao verplichte opleidingen met ingang van 1 augustus 2022 als arbeidstijd gelden en zoveel mogelijk onder werktijd moeten plaatsvinden. Ook als de opleiding buiten werktijd plaatsvindt, heeft dit als arbeidstijd te gelden. De kosten van verplichte opleidingen kunnen tot slot niet meer worden afgetrokken van de transitievergoeding.

2. Wat zijn ‘door de wet of cao verplichte opleidingen’?

De nieuwe wetgeving biedt hier in beginsel nog onvoldoende duidelijkheid over, maar wat we al wel weten is het volgende. De door de wet of cao verplichte opleidingen betreffen opleidingen op het gebied van veiligheid, gezondheid, milieu en arbeidsvoorwaarden. Voorbeelden zijn: VCA-opleidingen, Wwft-opleidingen en BHV-opleidingen. Onder de door de wet verplichte opleidingen vallen ook opleidingen in het kader van goed werkgeverschap en de scholingsplicht. Het gaat hierbij om opleidingen die noodzakelijk zijn voor het kunnen (blijven) uitoefenen van de functie, zoals een cursus voor beheersing van een computersysteem wat bij de werkgever gebruikt wordt. Ook scholing die de werknemer moet volgen in het kader van een verbetertraject moet door de werkgever kosteloos worden aangeboden.
Tot de door de wet of cao verplichte opleidingen worden nadrukkelijk geen opleidingen gerekend die benodigd zijn voor het behalen en behouden van beroepskwalificaties in de zin van de Beroepskwalificatierichtlijn. Dit zijn onder andere de beroepen: advocaat, kandidaat-notaris, (tand)arts, psycholoog, docent (primair, voortgezet en speciaal onderwijs), architect of politiemedewerker/buitengewoon opsporingsambtenaar. Ook de opleidingen die noodzakelijk zijn voor het verkrijgen van een diploma of certificaat, waarover de werknemer bij aanvang van de werkzaamheden al diende te beschikken om op grond van een wettelijke bepaling een functie te mogen uitoefenen, vallen niet hieronder.

3. Wat wordt verstaan onder ‘kosten voor een verplichte opleiding’?

Onder ‘kosten voor een verplichte opleiding’ wordt verstaan: alle kosten die een werknemer maakt in verband met het volgen van een door de wet of cao verplichte opleiding. Al deze kosten zijn voor rekening van de werkgever. Hieronder vallen bijvoorbeeld studieboeken en -materiaal, studiegelden, examengelden en reiskosten.

4. Hoe zit het met bestaande studiekostenbedingen?

De regeling omtrent studiekostenbedingen heeft vanaf 1 augustus 2022 onmiddellijke werking. Er is geen overgangsrecht. Dit betekent dat bestaande studiekostenbedingen voor de door wet of cao verplichte opleidingen onmiddellijk nietig zijn. Als voor een verplichte opleiding al vóór 1 augustus 2022 een terugbetaalschema is overeengekomen, en de werknemer heeft overeenkomstig dit schema gelden betaald, dan hoeft de werkgever deze gelden niet aan de werknemer terug te betalen. De gelden die de werknemer overeenkomstig het schema na 1 augustus 2022 verplicht is te betalen, hoeft de werknemer niet meer aan de werkgever te voldoen. Betaalt hij overeenkomstig het schema toch na 1 augustus 2022, dan kan de werknemer bij de rechter een procedure starten om de betaalde gelden terug te vorderen.
Studiekostenbedingen voor niet door de wet of cao verplichte opleidingen blijven na 1 augustus 2022 gewoon geldig.

Nevenwerkzaamheden

5. Hoe wijzigen de regels rondom nevenwerkzaamheden?

Het uitgangspunt is dat het werknemers vanaf 1 augustus 2022 is toegestaan om nevenwerkzaamheden, zowel voor zichzelf als voor een ander, te verrichten. Een verbod op nevenwerkzaamheden is met ingang van 1 augustus 2022 in beginsel niet geldig. Een uitzondering hierop is alleen toegestaan als de werkgever een ‘objectieve rechtvaardigingsgrond’ heeft op basis waarvan de nevenwerkzaamheden niet zijn toegestaan.

6. Wat is een ‘objectieve rechtvaardigingsgrond’?

De objectieve rechtvaardigingsgrond kan bijvoorbeeld liggen in de gezondheid en veiligheid, de bescherming van de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie, de integriteit van overheidsdiensten, de overtreding van een wettelijk voorschrift en/of het vermijden van belangenconflicten. Deze rechtvaardigingsgronden zijn niet uitputtend.

Ook kan het zo zijn dat de werkgever meerdere rechtvaardigingsgronden heeft. Wanneer iemand ’s nachts als taxichauffeur en overdag in een ziekenhuis werkt, dan kan de objectieve rechtvaardiging niet alleen liggen in de gezondheid en veiligheid van de werknemer, maar ook in de overtreding van een wettelijk voorschrift, namelijk de overtreding van de Arbeidstijdenwet.

7. Moet de rechtvaardigingsgrond in het nevenwerkzaamhedenbeding staan?

Het is niet noodzakelijk dat de objectieve rechtvaardigingsgrond in het nevenwerkzaamhedenbeding is opgenomen. Als de objectieve rechtvaardiging niet in het nevenwerkzaamhedenbeding is opgenomen, en de werkgever wil het nevenwerkzaamhedenbeding inroepen, dan zal hij de objectieve rechtvaardiging alsnog moeten geven, anders is het nevenwerkzaamhedenbeding nietig.

8. Wat gebeurt er met bestaande nevenwerkzaamhedenbedingen?

Met ingang van 1 augustus 2022 zijn bestaande nevenwerkzaamhedenbedingen nietig als de werkgever geen objectieve rechtvaardigingsgrond kan aandragen op grond waarvan nevenwerkzaamheden niet zijn toegestaan. De objectieve rechtvaardigingsgrond hoeft niet in het nevenwerkzaamhedenbeding te zijn opgenomen. Bestaande nevenwerkzaamhedenbedingen kunnen om die reden in stand blijven. Ook een aan het nevenwerkzaamhedenbeding gekoppeld boetebeding kan in stand blijven.

Uitbreiding informatieplicht

9. Hoe wijzigt de informatieplicht van de werkgever?

Met ingang van 1 augustus 2022 wordt de bestaande informatieplicht van de werkgever (zoals opgenomen in artikel 7:655 van het Burgerlijk Wetboek) verder uitgebreid. Veel werkgevers vervullen de huidige informatieplicht door het verstrekken van een arbeidsovereenkomst. Als gevolg van deze uitbreiding moeten nieuwe arbeidsovereenkomsten (met ingang van 1 augustus a.s.) mogelijk worden aangevuld.

De uitbreiding van de informatieplicht geldt niet alleen voor nieuwe, maar ook voor bestaande dienstverbanden. Voor nieuwe dienstverbanden geldt dat de werknemer alle in de wet genoemde gegevens door werkgever verstrekt dient te krijgen. Voor bestaande dienstverbanden geldt dat als een werknemer om de (uitgebreidere) informatie verzoekt, de werkgever verplicht is om de gegevens binnen een maand na het verzoek van de werknemer te verstrekken.

10. Welke gegevens moet de werkgever binnen een week na de aanvang van de arbeid verstrekken?

De werkgever moet binnen een week na aanvang van de arbeid de volgende gegevens schriftelijk aan de werknemer verstrekken:

• de naam en woonplaats van zowel werkgever als werknemer;

• de plaats (of plaatsen) waar de arbeid wordt verricht. Indien de arbeid niet op een (hoofzakelijk) vaste plaats wordt verricht, moet worden vermeld dat de arbeid op verschillende plaatsen wordt verricht of dat de werknemer vrij is zijn werkplek te bepalen;

• de functie van de werknemer of de aard van de arbeid;

• het tijdstip van indiensttreding. Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd: de duur van de overeenkomst of de einddatum;

• het loon, de bestanddelen ervan (bonussen, 13e maand e.d.) en de wijze en frequentie van uitbetaling;

• als het werk (grotendeels) voorspelbaar is: de duur van de normale dagelijkse of wekelijkse arbeidstijd en regelingen in verband met overwerk, inclusief de vergoedingen daarvoor, en de regelingen inzake het ruilen van diensten of het krijgen van een ander rooster;

• als het werk onvoorspelbaar is: het aantal gewaarborgde betaalde uren, het loon voor werk bovenop die gewaarborgde uren en de uren waarop de werknemer kan worden verplicht om te werken;

• indien er een proeftijd geldt: de duur en voorwaarden van de proeftijd. Hierbij mag verwezen worden naar de regels hierover in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.

11. Welke gegevens moet de werkgever binnen een maand na aanvang van de arbeid verstrekken?

De volgende gegevens moeten binnen een maand na aanvang van de arbeid schriftelijk aan de werknemer worden verstrekt:

• de vakantie-aanspraak of ander betaald verlof (ouderschapsverlof, verhuisverlof e.d.) en de wijze van berekening van die aanspraken;

• de procedure (plus vereisten en opzegtermijnen) die de werkgever en werknemer moeten volgen wanneer de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd. Als de duur van de opzegtermijnen nog niet kan worden verstrekt, geldt dat de werknemer moet worden geïnformeerd over de wijze waarop de opzegtermijnen worden vastgesteld. Hierbij mag eveneens verwezen worden naar de regels hierover in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek;

• of de werknemer gaat deelnemen aan een pensioenregeling;

• de toepasselijke cao of regeling namens een daartoe bevoegd bestuursorgaan;

• of de arbeidsovereenkomst een uitzendovereenkomst (art. 7:600 BW) of payrollovereenkomst (art. 7:692 BW) is;

• in het geval van een uitzendovereenkomst: de identiteit van de inlenende onderneming (indien en zodra deze bekend is en telkens wanneer een nieuwe inlener bekend is);

• of de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan;

• of sprake is van een oproepovereenkomst (art. 7:628a, lid 9 en 10, BW);

• als de werknemer langer dan vier aaneengesloten weken buiten Nederland gaat werken: het land of de landen waar de arbeid moet worden verricht, de duur van de werkzaamheid, huisvesting, toepasselijkheid van Nederlandse socialeverzekeringswetgeving, valuta waarin betaling zal plaatsvinden, vergoedingen waar de werknemer recht op heeft en de wijze waarop de terugkeer geregeld is.

12. Moeten deze gegevens in de arbeidsovereenkomst staan?

De verstrekking van gegevens kan allereerst plaatsvinden door middel van een individuele arbeidsovereenkomst. Gegevens zoals de functie, het loon en de arbeidsduur worden veelal in de arbeidsovereenkomst opgenomen. De verstrekking van gegevens kan echter ook plaatsvinden door in de arbeidsovereenkomst te verwijzen naar een toepasselijke cao. In de cao staan vaak gegevens als de betaalwijze van het loon, de loonbestanddelen en de beëindigingsprocedure.

Als in de arbeidsovereenkomst een cao van toepassing wordt verklaard, zijn de cao-bepalingen automatisch van toepassing op de arbeidsrelatie. Is geen cao van toepassing, dan moeten alle gegevens in de arbeidsovereenkomst of een personeelshandboek (dat onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst) worden opgenomen, of zal er in de arbeidsovereenkomst ieder geval een verwijzing naar de betreffende wettelijke bepaling moeten worden opgenomen. Is er (ook) geen personeelshandboek, dan verdient het de aanbeveling om de verplicht te verstrekken gegevens in de arbeidsovereenkomst op te nemen.

13. Wanneer is sprake van onvoorspelbare arbeidstijden?

Van een onvoorspelbaar werkpatroon is sprake als het merendeel van de arbeidstijd niet vooraf bekend is. Als er sprake is van een onvoorspelbaar werkpatroon moet de werkgever de werknemer bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst informeren over:

• referentiedagen en referentie-uren waarop de werknemer kan worden verplicht om te werken;

• de minimale termijn voor kennisgeving voor de aanvang van het werk;

• het aantal gewaarborgde betaalde uren;

• het loon voor de arbeid verricht boven op die gewaarborgde uren.

Buiten de referentiedagen en -uren kan de werknemer niet worden verplicht om arbeid te verrichten, althans de werknemer mag dit weigeren. Als de werknemer hier echter geen bezwaar tegen heeft, is dat geen probleem.

14. Hoe zit het met werknemers die al in dienst zijn?

De uitbreiding van de informatieplicht geldt ook voor bestaande dienstverbanden. Echter, voor werknemers die reeds in dienst zijn, geldt niet per se een actieve informatieplicht vanuit de werkgever. Als een werknemer evenwel om bepaalde informatie verzoekt, is de werkgever verplicht om die gegevens binnen een maand na het verzoek van de werknemer aan te vullen of te verstrekken.

Verstrekking van gegevens in elektronische vorm, bijvoorbeeld via e-mail, is slechts toegestaan wanneer de werkgever een bewijs van overdracht of ontvangst bewaart. Het bewijs van overdracht hoeft niet de gegevens te bevatten die zijn verstrekt. Bovendien moet de werknemer de aan hem gezonden informatie kunnen opslaan of afdrukken.

Als de werkgever, ondanks een verzoek daartoe van de werknemer, niet binnen de wettelijke termijn de verplichte informatie aan de werknemer beschikbaar heeft gesteld, kan de werknemer dat alsnog afdwingen via de rechter. Als de werknemer schade lijdt doordat de werkgever niet of niet tijdig de verplichte informatie aan de werknemer beschikbaar stelt, is de werkgever verplicht deze schade vergoeden. De Nederlandse Arbeidsinspectie ziet daar echter niet op toe en heeft geen bevoegdheid om een sanctie op te leggen.

Verzoek om arbeid met meer voorspelbare en zekere arbeidsvoorwaarden

15. Hoe wijzigt de Wet flexibel werken?

Aan de Wet flexibel werken wordt per 1 augustus 2022 een nieuw artikel toegevoegd dat werknemers de mogelijkheid biedt om te verzoeken om een vorm van arbeid met meer voorspelbare en zekere arbeidsvoorwaarden. De werknemer kan bijvoorbeeld een verzoek doen voor een vast contract of een contract met een vaste arbeidsomvang. De arbeid in deze andere vorm moet natuurlijk wel beschikbaar zijn.

De werknemer moet minimaal 26 weken in dienst zijn om een dergelijk verzoek te mogen doen. De werkgever moet binnen een maand schriftelijk en gemotiveerd reageren op het verzoek. Voor werkgevers met minder dan tien werknemers geldt een termijn van drie maanden. Als de werkgever niet op tijd reageert, dan wordt het werk van de werknemer overeenkomstig het verzoek van werknemer aangepast. Indien de werkgever vervolgens niet in overeenstemming met dit verzoek handelt, kan de werknemer via de rechter naleving vorderen. Als de werkgever het verzoek afwijst, dan mag de werknemer pas na een jaar opnieuw een dergelijk verzoek doen.

Advies voor werkgevers

16. Wat is het advies voor werkgevers?

Als gevolg van de implementatie van de EU-Richtlijn adviseren wij u om het format van uw arbeidsovereenkomsten eenmalig te herzien. De herziening van arbeidsovereenkomsten heeft betrekking op het studiekostenbeding, het nevenwerkzaamhedenbeding en de uitgebreidere informatieplicht voor werkgevers.

De arbeidsrechtjuristen en HR-consultants van Baker Tilly helpen u graag bij het reviewen van de formats van arbeidsovereenkomsten, studieovereenkomsten en/of personeelshandboeken en passen deze, zo nodig, aan. Daarnaast geven wij u graag advies over hoe u het beste kunt omgaan met bestaande studiekostenbedingen en nevenwerkzaamhedenbedingen en adviseren wij u graag bij het vervullen van de informatieplicht bij bestaande dienstverbanden.

Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met Nienke Lemmink of Elly Steenbergen of uw vaste contactpersoon binnen Baker Tilly.

Dit bericht is meer dan zes maanden geleden gepubliceerd. Omdat wet- en regelgeving continu in beweging is, raden wij u aan met uw Baker Tilly adviseur te bespreken of de informatie in dit bericht actueel is en gevolgen heeft (of mogelijkheden biedt) voor uw situatie. Uw adviseur praat u graag bij over de laatste stand van zaken.