Risico-inventarisatie als startpunt voor procesoptimalisatie

Regelmatig roepen zorgorganisaties onze hulp in bij het uitvoeren van een risico-inventarisatie. Het doel van een dergelijke inventarisatie is zicht krijgen op alle risico’s in de zorgorganisatie, zodat de risico’s geaccepteerd, beheerst of geëlimineerd kunnen worden.

Achteraf bijstellen

Wat valt ons op bij zorgorganisaties die risico-inventarisaties zelf uitvoeren? Vaak zien we dat een deel van het proces in kaart wordt gebracht in plaats van het gehele proces. Met de kans dat bepaalde risico’s over het hoofd worden gezien of dat bepaalde risico’s wel worden beperkt, maar dat er daardoor nieuwe risico’s ontstaan op andere plekken in het totale proces. Ook is het een gemiste kans als er uitsluitend op de risico’s wordt gefocust bij een risico-inventarisatie. Dit is namelijk hét moment om het zorgproces, mits deze goed in beeld is gebracht, ook te optimaliseren.

Holistische aanpak

Een risico-inventarisatie geeft een goed beeld van de risico’s in een zorgorganisatie, maar het is dus  wel zaak om dit grondig te doen. Als wij een risico-inventarisatie uitvoeren, adviseren we altijd vooraf nadrukkelijk om het totale zorgproces in kaart te brengen. In overleg met de klant voegen wij dan bijvoorbeeld het medewerkersproces en ICT-processen toe aan de risico-inventarisatie, zodat de impact van risico’s altijd integraal wordt beoordeeld. In deze holistische aanpak focussen we op het identificeren van risico’s vanuit verschillende perspectieven. Gelijktijdig optimaliseren we ook de processen. Daarmee voorkom je dat er acties of aanpassingen bedacht worden, die later in het proces (nieuwe) problemen opleveren en bouw je samen aan een steeds beter zorgproces.

Sla twee vliegen in één klap door tijdens een risico-inventarisatie óók het zorgproces goed in kaart te brengen én te optimaliseren.

Betrokken medewerkers

Hoe ziet zo’n traject er dan precies uit? Centraal staat de integrale benadering. Om de risico’s en eventuele optimalisaties van de processen boven water te krijgen, geloven wij sterk in het mobiliseren van medewerkers uit alle betrokken afdelingen. Van de afdeling aanmelding tot de zorgprofessional die werkelijk de zorg levert aan de cliënt en tot de financiële afdeling. We vormen een kerngroep die het totale proces in kaart brengt en vervolgens kijkt welke risico’s er zijn. Deze risico’s plotten we op het zorgproces en vanuit hier worden met dezelfde groep medewerkers verbeteracties bedacht. Het voordeel van deze werkwijze? Met helder zicht op het totale zorgproces wordt snel duidelijk of een bepaalde aanpassing in het proces, bijvoorbeeld in het begin van het proces, gevolgen heeft op een andere plek later in het proces. Bijkomend voordeel is dat de groep mensen van het kernteam zich ook bewust wordt van de andere stappen in het proces en de onderlinge samenhang en afhankelijkheden. Bij het bedenken van verbeteracties let iedere medewerker op de impact van de actie voor zijn/haar deel van het proces. 

Kortom: met deze aanpak slaan we twee vliegen in één klap. Risico’s worden geëlimineerd of beheerst én het proces wordt geoptimaliseerd.

Toekomstbestendig?

Voor de borging van deze werkwijze is het van groot belang om deze cyclus regelmatig uit te voeren. Bijvoorbeeld jaarlijks, wanneer contracten met zorgverzekeraars wijzigen of wet- en regelgeving verandert. Zo wordt periodiek de werkwijze van risico-inventarisatie, risico’s plotten in het zorgproces en verbeteracties bedenken herhaald en wordt het daarmee onderdeel van de organisatie.

Baker Tilly begeleidt zorgorganisaties en schept overzicht in het totaal van risico’s samen met uw medewerkers. Wilt u ook de risico’s in uw organisatie integraal in kaart brengen? En tegelijkertijd uw processen optimaliseren? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.