De werkkostenruimte in 2023. Bedenk goed wat je met de vrijgestelde vergoedingen doet!

Twee dagen per week thuiswerken is bij veel bedrijven al heel gewoon. Daarom geldt sinds 1 januari 2022 een gerichte fiscale vrijstelling voor vergoeding van thuiswerkkosten tot € 2,- per thuis gewerkte dag. Deze vergoeding wordt in 2023 geïndexeerd en komt dan naar verwachting uit op € 2,13. Anke van der Locht, Senior Manager Tax Advisory, adviseert ondernemers om dit breed te bezien. “Kijk goed naar het totale vergoedingenbeleid. Breng de financiële impact van de werkkostenregeling in kaart en zorg dat de werkkostenadministratie op orde is. Ook het mobiliteitsbeleid is hiermee verbonden.”

Werkkostenregeling

Op basis van de werkkostenregeling (WKR) mag de werkgever elk jaar een bepaald percentage van de fiscale loonsom gebruiken voor vergoedingen, terbeschikkingstellingen en verstrekkingen aan medewerkers. “De werkgever mag budget uit deze vrije ruimte naar eigen invulling besteden, dus ook aan fungerelateerde activiteiten die de verbinding binnen het bedrijf versterken”, legt Anke uit. “Binnen de WKR is de vrije ruimte 1,7% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom, dus € 6.800. Deze vrije ruimte wordt in 2023 verhoogd met 0,22% naar 1,92% over de eerste € 400.000 van de loonsom, en wordt € 7.680. Voor het deel van de fiscale loonsom boven de € 400.000 blijft een vrije ruimte gelden van 1,18%. Daarboven is 80% eindheffing verschuldigd. Voor bepaalde vergoedingen geldt een gerichte vrijstelling, die kosten gaan daarom niet ten laste van de vrije ruimte.”

Aantrekkelijk werkgeverschap

“Als werkgever kun je de vrije ruimte maar één keer benutten, dus bekijk zorgvuldig hoe je dit verhoogde budget inzet”, benadrukt ze. “Hoeveel WKR-ruimte wordt benut? Welk deel zet je in om medewerkers aan je bedrijf te verbinden en te blijven boeien? Kan extra ruimte worden gecreëerd door gebruik van gerichte vrijstellingen? Sommige werkgevers hebben hier onvoldoende inzicht in, wat risico’s met zich meebrengt. Om een aantrekkelijke werkgever te kunnen zijn, dien je een helder beeld te hebben van alle personeelsgerelateerde vergoedingen. Zorg daarbij ook dat de procedures zo zijn ingericht dat je ‘in control’ over de WKR bent. Arbeidsrechtelijk, administratief en fiscaal.”

Als werkgever kun je de vrije ruimte maar één keer benutten, dus bekijk zorgvuldig hoe je dit verhoogde budget inzet.

Vrije ruimte vol?

“Via gerichte vrijstellingen zoals de thuiswerkvergoeding kunnen werkgevers naast het WKR-budget iets extra’s doen voor hun werknemers. Dan is het belangrijk dat je aan de gestelde voorwaarden voldoet, zeker als een vaste wekelijkse of maandelijkse vergoeding wordt uitgekeerd. Hierbij kan de zogenoemde 128/214-dagenregeling worden toegepast. Als de werknemer minstens 128 dagen per jaar thuiswerkt, mag de thuiswerkvergoeding op jaarbasis worden berekend alsof de werknemer 214 werkdagen thuiswerkt. De thuiswerk- en reiskostenvergoeding moeten beiden pro rata worden berekend: dus op basis van het aantal thuis gewerkte en reisdagen per week.”

Thuiswerkbeleid

De thuiswerkvergoeding is geen wettelijk recht. Toch komen veel werkgevers hun werknemers tegemoet in de kosten van de thuiswerkplek (zoals het bureau en de bureaustoel) en het thuiswerken (zoals internet en overige thuiswerkkosten). “De gerichte vrijstelling geldt ook als de medewerker slechts een deel van de dag thuiswerkt, maar niet als hij voor dezelfde dag ook een reiskostenvergoeding ontvangt. Wat spreken de werkgever en werknemer af over het aantal thuiswerk- en kantoordagen? Zo pak je er een ander element bij: de inrichting van het flexibele werken. Hoe willen we dat onze organisatie werkt en welke vrijheid hebben de medewerkers om op andere locaties te werken? Dit raakt het totale HR-beleid.”

Gerichte vrijstellingen

De thuiswerkvergoeding is bedoeld voor de kosten voor elektriciteits- en waterverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletgebruik. “De vergoedingen voor een internetverbinding en het mobiele telefoonabonnement vallen onder de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en bijbehorend datatransport”, aldus Anke. “Een andere gerichte vergoeding die niet ten koste gaat van de vrije ruimte is de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Deze is vrijgesteld voor € 0,19 per kilometer. Dit bedrag gaat naar € 0,21 in 2023 en naar € 0,22 per kilometer in 2024: nóg een verruiming om als werkgever rekening mee te houden. Verder gelden gerichte vrijstellingen voor opleiding en tijdelijke verblijfskosten. Verplichte arbovoorzieningen die zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer zijn eveneens vrijgesteld.”

Fiscaal voordeel met leasefiets

“In onze adviespraktijk krijgen we veel vragen die met mobiliteit te maken hebben. Dit betreft onder andere de leasefiets. De leasefiets is een goed alternatief voor de vergoeding of verstrekking van de fiets, omdat deze buiten de WKR-ruimte valt. Als werkgever kun je dit faciliteren zonder kosten. De werknemer betaalt de fiets door het leasebedrag geheel of gedeeltelijk met brutoloon uit te ruilen. Net als bij een leaseauto krijgt de werknemer een bijtelling. Voor een leasefiets is het bijtellingspercentage 7%. Maar de medewerker heeft nog altijd een fiscaal voordeel!”

Registratie CO2-uitstoot zakelijk verkeer

Ze wijst op een mogelijke nieuwe rapportageverplichting voor werkgevers met meer dan 100 werknemers die meer dan 20 uur per week werken. “Als het besluit wordt aangenomen, moeten werkgevers vanaf 1 januari 2023 gegevens bijhouden en vanaf 2024 jaarlijks rapporteren over de werkgerelateerde personenmobiliteit. Dit ontwerpbesluit betreft het woon-werkverkeer en alle zakelijke ritten waarvoor de werknemer een financiële vergoeding ontvangt of een vervoermiddel ter beschikking heeft gekregen. Dit past in het streven van veel werkgevers om hun mobiliteitsbeleid te verduurzamen, maar zorgt ook voor verzwaring van de administratie. We merken dat nog veel bedrijven de kat uit de boom kijken.”

Breder kijken

Aantrekkelijk werkgeverschap is onlosmakelijk verbonden met een doordacht vergoedingenbeleid en een duurzaam mobiliteitsbeleid, concludeert Anke. “Hierbij is het belangrijk dat werkgevers niet na afloop van het kalenderjaar worden geconfronteerd met een boete of een niet te repareren 80%-afdracht doordat de vrije WKR-ruimte is overschreden. Baker Tilly helpt werkgevers regelmatig om dit soort gedoe achteraf te voorkomen. Naast fiscale oplossingen ondersteunen we onze klanten ook in bijvoorbeeld HR-beleid, compliance en rapportage. Zo is breder kijken om medewerkers te binden en boeien dichter bij dan werkgevers wellicht denken!”