AVG: bewaartermijnen voor het personeelsdossier

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming mogen persoonsgegevens slechts bewaard worden voor zolang als dat nodig is voor de doeleinden waarvoor het verzameld is. Helaas geeft de AVG geen concrete bewaartermijnen. Het is aan de werkgever om te bepalen welke bewaartermijnen redelijk zijn. Ook persoonsgegevens van sollicitanten mogen slechts beperkt bewaard worden.

Voor een aantal gegevens uit een personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Op grond van belastingwetgeving bent u als werkgever bijvoorbeeld verplicht om de loonadministratie zeven jaar te bewaren. Echter voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een andere bewaartermijn. Voorbeelden hiervan zijn een loonbelastingverklaring en een kopie ID. Deze gegevens moeten u als werkgever tot vijf jaar na uitdiensttreding van een werknemer bewaren.

Algemene richtlijn bewaartermijn

Voor gegevens uit het personeelsdossier waarvoor geen wettelijke bewaartermijnen gelden, wordt als richtlijn een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding van een medewerker aangehouden.

Gegevens sollicitanten

Het is gebruikelijk dat een organisatie gegevens van een sollicitant uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert. Wilt u de gegevens van uw sollicitanten langer bewaren? Dat mag, maar alleen mét toestemming van de sollicitant. Een maximale termijn van 12 maanden is daarvoor gangbaar.

Documentatieplicht

Tenslotte benadrukken wij dat de documentatieplicht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ook geldt voor de bewaartermijn. Dat betekent dat u voor elke persoonsgegeven dat u verwerkt moet documenteren hoe lang u die informatie bewaart.