De Werkkostenregeling: WKR in 2025

Wil je je medewerkers ook in 2025 iets extra’s geven? Denk aan een kerstpakket, een sportabonnement, thuiswerkfaciliteiten of een bedrijfsfeest. De werkkostenregeling biedt ruimte om dat zónder belastheffing te doen. Maar let op: de regels zijn strikt en je moet goed nagaan welke mogelijkheden je hebt. Want als je de vrije ruimte van de WKR overschrijdt, betaal je een stevige eindheffing van 80%. 

In dit artikel zetten we de belangrijkste wijzigingen voor 2025 op een rij en geven we praktische tips om grip te houden op je WKR-positie.  

Meer weten over de WKR? Onze experts praten je binnenkort digitaal bij. Meld je hier aan voor ons gratis WKR-webinar. 

Wat is de werkkostenregeling? 

Met de werkkostenregeling (WKR) kan je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers geven zonder dat hierover belasting is verschuldigd. In principe is dit onbeperkt mogelijk zolang het gaat om specifieke vergoedingen die volgens een wettelijke regeling onbelast mogen blijven. Bijvoorbeeld omdat een vergoeding of verstrekking onder een gerichte vrijstelling valt, er een nihilwaardering van toepassing is, of als het wettelijk niet als loon wordt aangemerkt.  

Voor vergoedingen of verstrekkingen waarvoor geen specifieke wettelijke vrijstelling geldt, kun je gebruikmaken van de zogenoemde vrije ruimte. Dit is een percentage van de totale fiscale loonsom. De vrije ruimte geldt voor de werkgever als geheel en wordt dus niet per werknemer toegespitst. Let wel op: alleen vergoedingen die passen binnen het zogenoemde ‘gebruikelijkheidscriterium’ worden in de WKR meegenomen. Ongebruikelijke vergoedingen tellen kort gezegd mee als (belastbaar) loon. 

Vrije ruimte van de WKR: onbelaste vergoedingen  

Blijft het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte? Dan zijn ze onbelast. Je kunt ze aan medewerkers verstrekken zonder dat daarover belasting of premies betaald of ingehouden moeten worden. Maar ga je over de vrije ruimte heen? Dan ben je als werkgever 80% eindheffing verschuldigd over het meerdere.  

Gebruik je de WKR bewust en zet je de vrije ruimte slim in? Dan geef je je medewerkers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. En dat levert tevreden medewerkers op met beperkte kosten.  

Maar heb je je WKR-administratie niet op orde en ga je over je vrije ruimte heen, dan kan een vergoeding of verstrekking duur uitpakken. De eindheffing van 80% geldt zodra je over de vrije ruimte heen gaat. Dat kan al snel gebeuren als je bijvoorbeeld meerdere personeelsuitjes, jubilea of personeelsattenties toekent zonder het overzicht te behouden. Daarnaast kan de Belastingdienst correcties en boetes opleggen bovenop deze eindheffing.  

Wil je weten wat er voor jou mogelijk is met de WKR, en wat de vrije ruimte is van jouw organisatie? Onze WKR Rekentool 2025 helpt je eenvoudig bij het uitvoeren van de berekening. 

Wijzigingen in 2025: meer ruimte 

Vrijwel elk jaar verandert er iets voor werkgevers. Wijzigingen van wat er gericht is vrijgesteld, en aanpassingen aan de werkkostenregeling. In 2023 gold er tijdelijk een verruimde vrije ruimte van 3% vanwege inflatie en koopkrachtmaatregelen. In 2024 werd deze teruggebracht naar 1,92%. En in 2025 is dit percentage weer verhoogd naar 2,00%. 

Voor werkgevers betekent dit in 2025: 

• Iets meer ruimte om fiscaal vriendelijk wat extra’s te bieden aan personeel 

• Maar ook de noodzaak om goed bij te houden wat je vergoedt, aan wie, en wanneer 

Veelgemaakte fouten en risico’s in de WKR 

Veel werkgevers denken dat ze de WKR “wel even regelen via de loonadministratie”. Dat is onverstandig zonder goed inzicht en periodieke monitoring. Veelvoorkomende fouten zijn: 

• Kosten onterecht toekennen aan de vrije ruimte, zoals gezamenlijke lunches op kantoor 

• Geen onderbouwing of documentatie bijhouden 

• Te laat bijsturen gedurende het jaar, waardoor de vrije ruimte wordt overschreden 

• Geen (of niet optimaal) gebruikmaken van gerichte vrijstellingen, zoals voor reiskosten of arbovoorzieningen 

Tips voor een goede inzet van de WKR 

De WKR kan strategisch worden ingezet. Met dezelfde euro’s geef je je medewerkers net wat meer. Zo blijf je een aantrekkelijke werkgever. 

Bepaal vooraf wat je jaarlijks aan personeelsvoorzieningen wilt uitgeven en onderscheid wat binnen en buiten de vrije ruimte valt. Voer tussentijdse checks uit om bij te sturen en gebruik de vrije ruimte bijvoorbeeld voor: 

• Kerstpakketten 

• Sportabonnementen 

• Bedrijfsfeesten op externe locaties 

• Vergoedingen uit een vitaliteitsbudget 

Met een medewerkerstevredenheidsonderzoek kun je handig scherp krijgen waar de behoeften van je personeel liggen. Vraag je af of je wil inzetten op duurzaamheid, opleiding of juist vitaliteit? Door die focus te koppelen aan je WKR-beleid, zorg je dat de regeling niet alleen fiscaal efficiënt is, maar ook écht waarde toevoegt voor je medewerkers. Voer daarnaast tussentijdse checks uit om bij te sturen. 

Onze adviseurs helpen je graag verder 

Heb je vragen over de werkkostenregeling in 2025? Of wil je weten hoeveel vrije ruimte je hebt en hoe je daar optimaal gebruik van maakt? Neem dan contact op met onze specialisten van Employment Advisory. Wij helpen je graag verder.