Eindejaarstips voor werkgevers

Van tips voor medewerkers die met pensioen gaan tot en met ontslagen medewerkers. Van informatie over versoepelingen in de loonheffingen vanwege corona tot en met aandachtspunten vanwege de Brexit. Onze specialisten zetten de tips voor werkgevers op een rij. Doe er in 2020 nog uw voordeel mee of wees goed geïnformeerd voor 2021!

Voor een overzicht van alle tips uit de Eindejaarsspecial kunt u hier kijken. In het onderdeel Werkgevers komen de volgende tips aan bod:

Maak de aansluiting tussen loonadministratie en financiële administratie

Door het maken van een aansluiting tussen de loonadministratie en de financiële administratie voor het einde van het kalenderjaar kunt u zien of alle loonheffingen zijn afgedragen. Ook kan uit de aansluiting blijken dat niet alle vergoedingen en verstrekkingen in de loonadministratie zijn opgenomen. In dat geval kunt u nog correctieberichten indienen om eventuele verschuldigde loonheffingen alsnog af te dragen. Hiermee voorkomt u mogelijke rente en boetes.

Zorg voor voldoende gewerkte uren bij werknemers met lage lonen

Heeft u werknemers in dienst die tussen de € 10,29 en € 12,87 per uur verdienen? Dan heeft u mogelijk recht op het Lage Inkomens Voordeel (LIV). Het Lage Inkomens Voordeel bedraagt € 0,51 per gewerkt uur met een maximum van € 1.000 per werknemer. Voorwaarde is wel dat de werknemer tenminste 1.248 verloonde uren heeft in 2020.

Let op!

Controleer dus of uw werknemers  met lage lonen voldoende verloonde uren hebben. Wellicht kunt u door een goede planning in december werknemers die bijna 1.248 uur hebben gewerkt net de grens van 1.248 laten halen.

Maak gebruik van de loonkostenvoordelen

Heeft u een werknemer aangenomen die ouder is dan 56 jaar of arbeidsgehandicapt is? U heeft dan mogelijk recht op een subsidie met de naam loonkostenvoordeel. Er zijn vier verschillende loonkostenvoordelen:

  • Oudere werknemer
  • Arbeidsgehandicapte werknemer
  • Werknemers die in de doelgroep banenafspraak vallen of scholingsbelemmerd zijn
  • Herplaatste arbeidsgehandicapte werknemer

Een belangrijke voorwaarde is dat de werknemers een doelgroepverklaring hebben van het UWV (of soms van de gemeente). Deze doelgroepverklaring moet de werknemer binnen drie maanden na startdatum van de dienstbetrekking aanvragen. Let op: in verband met corona is de aanvraagtermijn verlengd tot zes maanden voor dienstverbanden die zijn gestart tussen 1 januari 2020 en 1 oktober 2020.

Als uw werknemer de doelgroepverklaring heeft, moet u in uw aangifte loonheffingen aangeven dat u recht heeft op het loonkostenvoordeel en welk loonkostenvoordeel. Geef dit dus tijdig door aan de uitvoerder van uw salarisadministratie.

Een extra groot kerstpakket dit jaar?

Kunt u door de coronacrisis geen kerstdiner organiseren voor uw werknemers? En is de zomer BBQ ook al niet doorgegaan door corona? De vrije ruimte over de eerste € 400.000 fiscale loonsom is verhoogd naar 3% (in plaats van 1,7%). Wellicht heeft u dan voldoende vrije ruimte over voor een extra groot kerstpakket.

Let op!

In 2021 wordt de vrije ruimte over de eerste € 400.000 weer 1,7% en wordt het percentage over het meerdere verlaagd van 1,2% naar 1,18%.

Heeft u nog vrije ruimte over? Geef uw werknemers een bonus

Als u nog vrije ruimte over heeft in 2020, kunt u de vrije ruimte gebruiken om uw werknemers een netto bonus uit te keren. Het is wel belangrijk dat u toetst of aan het gebruikelijkheidscriterium is voldaan. De Belastingdienst geeft echter aan dat bij vergoedingen en verstrekkingen tot € 2.400 per werknemer per jaar er van uit wordt gegaan dat de vergoedingen en verstrekkingen gebruikelijk zijn.

Als u door het uitbetalen van de bonussen de vrije ruimte overschrijdt, moet u 80% eindheffing afdragen. Dat kan bij een tarief van circa 45% nog steeds voordeliger zijn dan bruteren, ook omdat u geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd bent over het eindheffingsloon. Bijkomend voordeel voor de werknemer is dat de bonus geen invloed heeft op toeslagen.

Vinger aan de pols met coronamaatregelen loonheffingen

Vanwege de coronacrisis is een aantal regels binnen de loonheffingen versoepeld. De volgende versoepelingen zijn bijvoorbeeld van toepassing:

  • Ondanks thuiswerken van een werknemer mag u een onbelaste vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven betalen. Voorwaarde is wel dat de onbelaste vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 is toegekend aan de betreffende werknemer.
  • Hetzelfde geldt voor overige vaste kostenvergoedingen.
  • Over de eerste € 400.000 fiscale loonsom is de vrije ruimte verhoogd van 1,7% naar 3%.
  • Uw administratieve verplichtingen voor de loonheffingen zijn versoepeld.

Voorbeeld: kunt u door corona een werknemer nu niet vaststellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs? Dan hoeft u nu, anders dan normaal, niet het anoniementarief toe te passen. U dient de identiteit van de werknemer wel op juiste wijze te controleren zodra de situatie dat weer toelaat.

Deze maatregelen gelden in ieder geval tot eind 2020. Indien u gebruikmaakt van deze maatregelen, denk dan nu alvast na over hoe u hier mee om zult gaan als de maatregelen niet verlengd worden. Beoordeel bijvoorbeeld welke andere gericht vrijgestelde vergoedingen u uw werknemers eventueel kunt geven in plaats van een onbelaste vaste reiskostenvergoeding. Uiteraard kunnen wij hierover met u meedenken.

Lager gebruikelijk loon vanwege corona

Heeft u als directeur groot aandeelhouder door de  coronacrisis te maken met een omzetdaling? Bekijk dan de mogelijkheid om uw salaris over 2020 te verlagen. Onder voorwaarden mag u uw gebruikelijk loon verlagen op basis van de volgende formule:

Loon 2020 = Loon 2019 * (omzet 2020 in de 1e vier kalendermaanden 2020 / omzet in de 1e vier kalendermaanden 2019).

De voorwaarden zijn:

  • de rekening-courantschuld of het dividend mag niet toenemen als gevolg van het lagere loon
  • als u daadwerkelijk een hoger loon heeft ontvangen, geldt het hogere loon
  • als de omzet in 2019 of 2020 is beïnvloed door bijzondere resultaten, moet u die bijzondere resultaten niet meetellen

Wilt u uw  lager vaststellen dan op grond van voorgaande berekening? Stem dit af met de Belastingdienst

Geef korting op producten eigen bedrijf

Verkoopt u, of een verbonden vennootschap, producten die ook bij uw eigen werknemers populair zijn? Dan kunt u gebruikmaken van de gerichte vrijstelling voor producten eigen bedrijf. Als de korting maximaal 20% van de waarde in het economisch verkeer is én maximaal € 500 per werknemer per jaar, dan is de korting belastingvrij. Voorwaarde is dat de producten niet branchevreemd zijn.

Let op!

De vrijstelling geldt ook voor oud-werknemers.

Werkkostenregeling: concernregeling niet altijd voordelig

Bij de werkkostenregeling is het mogelijk om de concernregeling toe te passen. De concernregeling komt er op neer dat bedrijven die tot een concern (bij 95% aandelenbelang) behoren de loonsommen bij elkaar optellen voor de berekening van de vrije ruimte en ook alle vergoedingen en verstrekkingen uit de vrije ruimte bij elkaar optellen. Dit kan voordelig zijn als één vennootschap weinig vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte heeft en een andere vennootschap binnen het concern veel vergoedingen en verstrekkingen.

Vanaf 2020 is over de eerste € 400.000 van het fiscale loon een hoger percentage vrije ruimte (in 2020 3%) van toepassing dan over het hogere fiscale loon (in 2020 1,2%). Bij toepassing van de concernregeling kan het hogere percentage vrije ruimte over de eerste € 400.000 van het fiscale loon maar één keer worden toegepast, in plaats van per werkgever binnen het concern.

Voorbeeld:

De persoonlijke holding van een dga heeft een fiscale loonsom van € 200.000 en vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte van € 7.500. De werkmaatschappij (100% aandelenbelang) heeft een fiscale loonsom van € 600.000 en vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte van € 12.000.

Als de concernregeling niet wordt toegepast, betaalt de holding € 1.200 aan eindheffing en de werkmaatschappij niets. Als de concernregeling wel wordt toegepast, moet de werkmaatschappij € 2.160 aan eindheffing betalen. Reken dus goed uit of de concernregeling voordelig is.

Controleer de sectorindeling en beschikking Werkhervattingskas

In november of december ontvangt u van de Belastingdienst de Beschikking werkhervattingskas 2021. Deze beschikking bevat de gedifferentieerde premies voor 2021. Afhankelijk van de omvang van uw premieloon zijn de premies gebaseerd op de sector waarin u bent ingedeeld of van de in het verleden betaalde uitkeringen of een combinatie daarvan.

Controleer of de sector waarin u bent ingedeeld klopt met de activiteiten van uw bedrijf. Klopt het niet? Dien dan een verzoek in tot indeling in een andere sector. Controleer ook de berekening van de premies en de gegevens waarop de berekening is gebaseerd. Als de gegevens en/of de berekening niet juist zijn, maak dan tijdig bezwaar.

Controleer uw administratie van de uitzendkrachten

Als u gebruik maakt van uitzendkrachten, controleer dan of u de 'manurenadministratie' op orde heeft. In de manurenadministratie neemt u in ieder geval de volgende gegevens op:

  • Naw-gegevens van de uitzendkracht
  • BSN-nummer
  • Nummer, soort en geldigheidsduur van het ID-bewijs
  • Gewerkte uren

Ook moet u controleren of het uitzendbureau geregistreerd is voor de WAADI. Dit kunt u doen op de website van de Kamer van Koophandel. Als het uitzendbureau niet geregistreerd is voor de WAADI kunt u hoge boetes krijgen.

Aanzegverplichting bij tijdelijke arbeidsovereenkomst

Indien u werknemers in dienst heeft met een tijdelijke arbeidsovereenkomst, dan moet u minimaal één maand voor de overeengekomen einddatum schriftelijk aan de werknemer laten weten of u de arbeidsovereenkomst wilt verlengen en zo ja, onder welke voorwaarden en voor welke duur. Deze aanzegverplichting geldt niet voor arbeidsovereenkomsten met een looptijd van korter dan zes maanden, of voor arbeidsovereenkomsten voor de duur van een project. Als u dit niet (tijdig) aanzegt kan de werknemer aanspraak maken op een aanzegvergoeding van maximaal een bruto maandsalaris (gelijk aan het loon naar rato over die maand).

Zorg ervoor dat u kunt bewijzen dat u de aanzegging schriftelijk hebt verstuurd, bijvoorbeeld door verzending per e-mail of met aangetekende brief.

Vorm voorziening voor toekomstige transitievergoeding

Iedere werknemer die onvrijwillig wordt ontslagen, zo ook de werknemer van wie een tijdelijk contract niet wordt verlengd, heeft recht op een transitievergoeding. De transitievergoeding bedraagt 1/3 bruto maandloon (inclusief vakantiegeld, structurele toeslagen, 13e maand, bonussen) per gewerkt jaar vanaf de eerste werkdag. De maximale transitievergoeding is € 83.000 bruto, of als het bruto jaarsalaris hoger is dan € 83.000 maximaal een bruto jaarsalaris.

In het Besluit van 26 februari 2020 is goedgekeurd dat onder voorwaarden een voorziening gevormd mag worden voor de te betalen transitievergoeding. Hiervoor is onder andere nodig dat op de balansdatum een redelijke mate van zekerheid bestaat dat het dienstverband na balansdatum zal eindigen met een transitievergoeding. De voorziening kan slechts gevormd worden naar rato van de verstreken diensttijd tot de balansdatum.

Laat ex-werknemer in 2021 met scholing beginnen

Stel scholing voor ex-werknemers uit. Op vergoedingen en verstrekkingen voor kwalificerende scholing is een gerichte vrijstelling van toepassing. Deze vrijstelling geldt nu alleen wanneer sprake is van tegenwoordige arbeid. Voorgesteld wordt om met ingang van 2021 de gerichte vrijstelling voor scholing ook van toepassing te laten zijn op vergoedingen en verstrekkingen die voortvloeien uit vroegere arbeid. Hierdoor kunnen werkgevers de kosten van deze opleidingen en studies ook nog belastingvrij vergoeden na het einde van de dienstbetrekking van een ex-werknemer.

Deze verruiming richt zich op de gerichte vrijstelling voor het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen en niet op de gerichte vrijstelling voor onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking.

Houd ontwikkelingen op het gebied van zelfstandigen in de gaten

De wetgever werkt aan nieuwe wetgeving op het gebied van zelfstandigen. De Wet DBA deregulering beoordeling arbeidsrelatie komt te vervallen. De Wet DBA wordt in ieder geval tot 1 oktober 2021 niet volledig gehandhaafd. Vanaf januari wordt een half jaar lang een proef gedraaid met een webmodule. Daarna volgt een evaluatie.

De (voorgestelde) regelgeving op het gebied van inhuur van zelfstandigen is de laatste jaren al heel vaak gewijzigd. Deze regelgeving is wel van groot belang indien u zelfstandigen inhuurt. Wij adviseren u dan ook de voorstellen voor nieuwe regelgeving op de voet te volgen. Uiteraard kunnen wij u hierbij van dienst zijn.

Wijzig aangiftetijdvak vóór 14 december 2020

Zorg ervoor dat uw verzoek op uiterlijk 14 december 2020 bij de Belastingdienst binnen is, wanneer u het aangiftetijdvak voor de loonheffingen voor 2021 wilt wijzigen. U kunt kiezen voor een aangiftetijdvak van een maand of vier weken. Wilt u het aangiftetijdvak voor de loonheffingen wijzigen? Gebruik hiervoor het formulier Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen.

Let op!

Wanneer de Belastingdienst het formulier na 14 december 2020 ontvangt, dan wijzigt het aangiftetijdvak loonheffingen pas in 2022.

Verleg inhouding loonheffingen van buitenlands concernonderdeel

Bent u onderdeel van een concern met buitenlandse concernonderdelen en komen werknemers van het buitenlandse concernonderdeel in Nederland werken? Dan wordt het buitenlandse concernonderdeel mogelijk inhoudingsplichtig voor de loonheffingen in Nederland.

Op grond van de verleggingsregeling kan een Nederlands concernonderdeel de inhoudingsplicht voor de loonheffingen overnemen van het buitenlandse concernonderdeel. Dit scheelt het buitenlandse concernonderdeel veel administratieve rompslomp. Het buitenlandse en het Nederlandse concernonderdeel moeten hiertoe een gezamenlijk verzoek indienen bij het belastingkantoor van het Nederlandse concernonderdeel.

Thuiswerken in land van herkomst door corona

Soms zijn uit het buitenland afkomstige werknemers vanwege corona teruggegaan naar hun land van herkomst en werken vanuit dat betreffende land in plaats van vanuit Nederland. Dit kan grote gevolgen hebben voor de onderworpenheid aan de sociale verzekeringen en het heffingsrecht voor de loonbelasting en inkomstenbelasting. Zo heeft langdurig verblijf in het land van herkomst mogelijk gevolgen voor het fiscaal inwonerschap van de werknemer.

Nederland heeft alleen met België en Duitsland overeenkomsten gesloten op grond waarvan onder voorwaarden thuiswerken in een ander land dan het normale werkland geen gevolgen heeft voor het heffingsrecht van loonbelasting en inkomstenbelasting. De SVB (Sociale Verzekeringsbank) heeft aangegeven dat thuiswerken in een ander land dan het normale werkland onder voorwaarden geen gevolgen heeft voor de onderworpenheid aan sociale zekerheid, als uw werknemer in de EER of Zwitserland woont.

Wij adviseren u om in kaart te brengen welke werknemers door corona in een ander land werkzaam zijn dan het normale werkland en wat de gevolgen hiervan zijn. Uiteraard kunnen wij u hierbij van dienst zijn.

Vraag een A1-verklaring aan

Heeft u werknemers woonachtig in het buitenland die (deels) in Nederland werken, of in Nederland woonachtige werknemers die (ook) in het buitenland werken? Stel dan vast in welk land deze werknemers sociaal verzekerd zijn.

Een A1-verklaring helpt hierbij. Een A1-verklaring is een document van de sociale zekerheidsinstantie van het woonland van de werknemer, waarin de sociale zekerheidsinstantie verklaart in welk land de werknemer sociaal verzekerd is. In sommige landen, bijvoorbeeld in Frankrijk, is het zelfs verplicht om een A1-verklaring te hebben.

Vraag een werkvergunning aan

Vreemdelingen van buiten de EER en Zwitserland mogen in eerste instantie alleen met een werkvergunning in Nederland werken. Er zijn twee soorten werkvergunningen: de tewerkstellingsvergunning (TWV) en de gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Werkvergunningen hebben een beperkte looptijd. Hou daarom goed in de gaten dat u tijdig een verlenging van de werkvergunning aanvraagt als dit gewenst is. Een vreemdeling laten werken zonder (geldige) werkvergunning kan u op hoge boetes komen te staan.

Volg de ontwikkelingen op het gebied van de Brexit

Indien u en/of uw werknemers te maken hebben met het Verenigd Koninkrijk, volg de ontwikkelingen op het gebied van de Brexit dan op de voet. De huidige overgangsperiode eindigt op 31 december 2020. Helaas is veel nog onduidelijk met betrekking tot de Brexit. Wel duidelijk is dat de Brexit grote gevolgen gaat hebben voor de onderworpenheid aan sociale verzekeringen en de verplichting om een werkvergunning te hebben.

Bereid u, ondanks de onzekerheid, zo goed mogelijk voor door in kaart te brengen voor welke werknemers de Brexit gevolgen kan hebben en wat die gevolgen mogelijk zijn. Uiteraard kunnen wij u hierbij van dienst zijn. Lees meer op onze website over de Brexit.

Controleer salaris van werknemers met 30%-regeling

Heeft u werknemers uit het buitenland aangeworven, of zijn werknemers vanuit het buitenland voor u in Nederland komen werken? Dan komen die werknemers mogelijk in aanmerking voor de 30%-regeling voor inkomende werknemers. Met de 30%-regeling kunt u maximaal 30% van het brutoloon van de werknemer betalen als onbelaste kostenvergoeding voor extraterritoriale kosten. Deze kosten hoeven met toepassing van de 30%-regeling niet onderbouwd te worden.

Voor toepassing van de 30%-regeling voor inkomende werknemers gelden verschillende voorwaarden, waaronder de salarisnorm. De 30%-regeling wordt alleen  toegepast als de werknemer een bruto jaarsalaris ontvangt van € 38.347 (bedrag 2020). Deze salarisnorm is het bruto jaarsalaris exclusief de belastingvrije 30%-vergoeding. Voor werknemers die jonger zijn dan 30 jaar en een mastertitel hebben is de salarisnorm € 29.149 bruto per jaar (bedrag 2020). De salarisnorm wordt jaarlijks verhoogd.

Om de 30%-regeling te mogen blijven toepassen moet ieder jaar aan de in dat jaar geldende salarisnorm worden voldaan. Het is dan ook van groot belang om continu te blijven toetsen of een werknemer met de 30%-regeling aan de salarisnorm blijft voldoen. Als u de salarisnorm niet dreigt te halen, dan is het mogelijk om de belastingvrije vergoeding op een lager percentage dan 30% vast te stellen. Zo verhoogt u het belaste salaris. Daarnaast is het uiteraard mogelijk om de werknemer een hoger salaris te betalen.

Aflopen van de overgangsregeling maximum looptijd 30% regeling

In 2019 is de looptijd van de 30%-regeling aangepast van 8 naar 5 jaar. Voor werknemers van wie de 30%-regeling hierdoor in 2019 of 2020 afloopt is destijds overgangsrecht in het leven geroepen. Het overgangsrecht komt erop neer dat deze 30%-regelingen eindigen op 31 december 2020.

Heeft u werknemers voor wie dit geldt? Bereid uw werknemers dan voor op het feit dat de 30%-regeling afloopt en dat dit grote financiële gevolgen kan hebben. Het is goed om te kijken of er nog mogelijkheden zijn om nog gebruik te maken van de 30%-regeling (bijvoorbeeld uitoefenen van opties). Daarnaast is het goed om te kijken of er mogelijk andere belastingvrije vergoedingen zijn die u aan de werknemer zou kunnen vergoeden. Indien u een nettoloon afspraak heeft met uw werknemers, dan heeft het aflopen van de 30%-regeling grote financiële gevolgen voor u.

Stel vroegpensioen werknemers uit tot 2021

Indien u uw werkgever een uitkering geeft die ervoor zorgt dat uw werknemer vervroegd met pensioen gaat, dan kunt u daarvoor een fiscale boete verschuldigd zijn, de zogenoemde RVU-heffing. De RVU-heffing is een heffing van 52% verschuldigd door de werkgever. De heffing komt bovenop de al door u en uw werknemer verschuldigde loonheffingen. De wetgever stelt voor de RVU-heffing onder voorwaarden tussen 1 januari 2021 en 31 december 2025 te versoepelen. De volgende voorwaarden gelden voor de versoepeling:

  1. De uitkering vindt plaats binnen drie jaar voor de AOW-gerechtigde leeftijd van uw werknemer.
  2. De uitkering mag maximaal drie jaar duren.

De RVU-heffing is niet verschuldigd over een bedrag ter grootte van € 1.767 maal het aantal maanden voor de AOW-gerechtigde leeftijd. Als de uitkering hoger is, is over het meerdere nog wel RVU-heffing verschuldigd. Het bedrag van € 1.767 wordt jaarlijks vervangen door het bedrag dat, na aftrek van de toepasselijke loonbelasting en premie volksverzekeringen, gelijk is aan de netto AOW-uitkering in het betreffende jaar. Door vroegpensioen uit te stellen kunt u mogelijk gebruikmaken van deze versoepeling.

Einde overgangsrecht levensloopregeling

Heeft u in het verleden deelgenomen aan de levensloopregeling en heeft u nog een saldo? In 2021 eindigt het overgangsrecht van de levensloopregeling. Als het Belastingplan 2020 ongewijzigd wordt aangenomen is er op 1 november 2021 een fictief genietingsmoment en wordt het volledige saldo belast.

Als uw inkomen in 2020 niet in de hoogste tariefschijf belast is, kan het voordelig zijn om nog een deel van het levensloopsaldo in 2020 op te nemen. Let op, u moet dit snel doen. Bij veel  uitvoerders moet u vóór 1 december een verzoek indienen om het bedrag op tijd aan uw werkgever over te kunnen maken, zodat het nog met verloning van december mee kan. Als uw inkomen in 2020 wel in de hoogste tariefschijf valt, is het waarschijnlijk voordeliger om het volledige bedrag in 2021 uit te laten betalen, omdat het netto bedrag dan een jaar later in box 3 terecht komt. In beide gevallen geldt: reken het wel goed door en let daarbij ook op de gevolgen voor kinderopvangtoeslag.

Als u een pensioentekort heeft, kunt u mogelijk ook (een deel van) het levenslooptegoed aanwenden voor extra pensioen. Neem hiervoor contact op  met uw werkgever en/of uw pensioenfonds om te kijken wat de mogelijkheden zijn.

Vragen? Neem contact met ons op!

Wilt u weten wat de Eindejaarstips specifiek voor uw situatie betekenen? Of heeft u andere vragen over de tips? Neem dan contact op met uw belastingadviseur bij Baker Tilly of bel naar een van onze vestigingen bij u in de buurt.