Vakantievragen van een werkgever

De vakantieperiode staat weer voor de deur. Heeft u op een rijtje wat precies de rechten en plichten van een werkgever en werknemer zijn als het om vakantie en vakantiegeld gaat? Baker Tilly zet dit kort en bondig uiteen. Te beginnen met:

Vakantie tijdens ziekte, hoe zit het ook alweer?

Inmiddels bepaalt de wet al meerdere jaren dat een zieke werknemer tijdens ziekte op dezelfde manier vakantierechten opbouwt als een niet-zieke werknemer. Dit geldt overigens alleen voor de wettelijke vakantierechten (vier keer de wekelijkse arbeidsduur). Voor bovenwettelijke vakantierechten kan (schriftelijk) worden afgesproken dat de werknemer die tijdens ziekte niet opbouwt, tenzij een toepasselijke cao hier iets anders over bepaalt.

Het feit dat een zieke werknemer op dezelfde manier verlof blijft opbouwen, betekent ook dat de zieke werknemer verlof opneemt als hij met vakantie gaat. Tijdens de vakantieperiode is hij vrijgesteld van re-integratieverplichtingen. Veel werkgevers vergeten echter om dit duidelijk te communiceren en/of een duidelijke verlofadministratie te voeren. Als de arbeidsovereenkomst van een zieke werknemer dan vervolgens eindigt, en er geen afwijkende afspraken zijn gemaakt over de opbouw van bovenwettelijke vakantierechten tijdens ziekte, moet vaak een fors saldo aan opgebouwd verlof worden uitbetaald in de eindafrekening. Wist u trouwens dat een arbeidsongeschikte werknemer die vakantie opneemt over die uren recht heeft op 100% van zijn loon? Ook als er tijdens ziekte een lager percentage wordt betaald. Dit lagere percentage geldt dus niet voor vakantieuren tijdens ziekte.

Tip 1: zorg voor een goede verlofadministratie en informeer een (langdurig) zieke werknemer dat hij verlof tijdens ziekte op de reguliere wijze aan moet vragen en op moet nemen.

Vakantie en COVID-19

Nu de zomervakantie voor de deur staat, de grenzen onder voorwaarden weer worden opengesteld, en veel werknemers de eerste vaccinatie hebben gehad, rijst de vraag hoe om te gaan met de vakantieplannen van werknemers. Wat als corona toch weer opspeelt en de grenzen gaan dicht? Hoe zit het dan met de loondoorbetaling? 

Juridisch uitgangspunt is ‘geen arbeid, wel loon, tenzij de oorzaak in de risicosfeer van de werknemer ligt’. Als de reden van niet werken in de risicosfeer van de werkgever ligt, behoudt de werknemer aanspraak op loon. Dat is bijvoorbeeld het geval bij ziekte, maar ook als de werkgever te weinig werk heeft. Het is soms lastig te bepalen in wiens risicosfeer het niet werken in een coronasituatie ligt.

Advies is om vooraf met de werknemers te communiceren dat het afreizen naar het buitenland voor vakantie - bij code rood en oranje - op eigen risico en verantwoordelijkheid van de werknemer gebeurt. Het coronavirus is onvoorspelbaar, de kans bestaat nu eenmaal dat er weer maatregelen zullen volgen, waardoor sommige werknemer enige tijd niet kunnen werken, omdat ze vast komen te zitten in het vakantieland of bij terugkeer in quarantaine moeten.

Tip 2: communiceer op voorhand wanneer werknemers geen recht op loon hebben zodat duidelijk is dat ze door de vakantie naar een land met code oranje/rood een risico nemen.

Ziek tijdens vakantie, en dan?

Het komt vaak voor, is een werknemer eindelijk aan het genieten van een welverdiende vakantie, wordt hij geveld door een griep en ligt drie dagen met koorts op bed. Strikt genomen, zijn die drie dagen dan geen vakantiedagen, maar ziektedagen. Voorwaarde is dan wel dat de werknemer zich op de reguliere wijze ziekmeldt. Als werkgever mag u de werknemer vragen om een bewijs van de ziekte, bijvoorbeeld door een verklaring van een behandelend arts.

Los daarvan staat de wet ook toe om in een arbeidsovereenkomst af te spreken dat de eerste of eerste twee ziektedagen van een ziekmelding gelden als wachtdag. Over deze dag(en) heeft de werknemer geen recht op loon. Ook hier geldt dat een toepasselijke cao mogelijk iets anders bepaalt. Het hanteren van (een) wachtdag(en) kan onterecht ziekmelden tijdens vakantie ontmoedigen.

Tip 3: communiceer vlak voor de vakantieperiode duidelijk aan het personeel welke regels er gelden ten aanzien van vakantie en ziekte.

Vakantiegeld

Met de vakantieperiode voor de deur wordt door de meeste werkgevers ook het opgebouwde vakantiegeld uitbetaald. Conform de wet heeft een werknemer (tot een bepaalde salarisomvang) recht op 8% vakantiegeld berekend over zijn loon. De meeste werknemers ontvangen vakantiegeld in de maand mei of juni. De wet staat echter ook toe dat vakantiegeld maandelijks wordt uitgekeerd. Dit zien we vooral vaak bij oproepkrachten.

Wat wordt er echter precies verstaan onder ‘het loon’ waar het vakantiegeld over berekend moet worden? Begin 2018 is het loonbegrip in de wet verruimd, waardoor wettelijk vastligt dat vakantiegeld ook verschuldigd is over overwerk en andersoortige toeslagen. Uitgangspunt is dus dat vakantiegeld wordt opgebouwd over al het loon (inclusief toeslagen) dat een werknemer ontvangt, tenzij er een cao van toepassing is waarin anders wordt bepaald. Niet zelden maken toeslagen voor consignatiediensten, ploegendiensten, overwerk etc. in een cao ook deel uit van het loonbegrip. Een cao kan echter ook bepalen dat vakantiegeld juist niet wordt opgebouwd over dergelijke toeslagen.

Tip 4: ga intern na of het vakantiegeld op de juiste manier – al dan niet conform een toepasselijke cao – wordt berekend.

Vervaltermijn vakantiedagen

Aangezien de wetgever vanwege de recuperatiefunctie wil stimuleren dat werknemers de wettelijke vakantiedagen (vier keer de wekelijkse arbeidsduur) zoveel mogelijk opnemen in het jaar waarin hij ze opbouwt, vervallen deze een half jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Oftewel, in 2020 opgebouwde wettelijke vakantiedagen komen per 1 juli 2021 te vervallen.

Daarvoor geldt echter wel dat de werknemer in gelegenheid gesteld is om de vakantiedagen op te nemen én dat die door de werkgever duidelijk en tijdig geïnformeerd is over het openstaande saldo en  de vervaltermijn van de vakantiedagen. Doet u dit niet (goed), dan vervallen de vakantiedagen niet.

Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren daarentegen pas na vijf jaar. Soms bepaalt een cao ook voor wettelijke vakantiedagen een langere vervaltermijn.

Let op: Wettelijke vakantiedagen mogen tijdens het dienstverband niet worden uitbetaald, ook niet als de werknemer daar om vraagt. Bovenwettelijke verlofrechten mogen gedurende de arbeidsovereenkomst in principe wel worden uitbetaald als dit met de werknemer wordt overeengekomen. 

Tip 5: wijs werknemers tijdig (bijvoorbeeld iedere januari) op het verval van vakantiedagen en houd opbouw- en opname van verlof bij op een manier die ook voor de werknemer toegankelijk is.

Vragen?

Heeft u andere (vakantie)vragen? Neem dan contact op met onze adviseurs Jolijn van den Bosch en Floor van der Loo.