Welke gevolgen heeft thuiswerken voor u als werkgever?

Corona heeft ervoor gezorgd dat het thuiswerken in Nederland een vlucht heeft genomen. Massaal worden meetings uitgevoerd via beeldbellen en verrichten vele medewerkers de werkzaamheden vanaf de thuiswerkplek. Welke gevolgen heeft al dat thuiswerken voor u als werkgever? In dit artikel geven wij een aantal tips waarmee u goed zicht krijgt op uw rechten en plichten als werkgever in relatie tot het thuiswerken, maar leest u ook welke fiscale aandachtspunten het thuiswerken kent.

Voor een overzicht van alle tips uit de Eindejaarsspecial kunt u hier kijken. In het onderdeel Thuiswerken voor u als werkgever komen de volgende tips aan bod:

Een uitgebreid overzicht van aandachtspunten voor u als werkgever in relatie tot het thuiswerken leest u in onze speciale brochure over thuiswerken.

Neem uw zorgplicht serieus!

Op grond van de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling hebben werkgevers de zorgplicht om de gezondheid en veiligheid van werknemers te beschermen inzake alle met arbeid verbonden aspecten. Ook tijdens het thuiswerken bent u als werkgever verantwoordelijk voor een gezonde werkplek. Doel hiervan is het risico op uitval te beperken. Wanneer een werkplek niet aan de Arbo-regels voldoet en de werknemer daardoor schade leidt, bent u als werkgever in beginsel aansprakelijk.

Zorg voor ergonomisch ingerichte thuiswerkplek

Als er structureel thuis wordt gewerkt bent u als werkgever verantwoordelijk voor een goede werkplek. Dit betekent dat u moet zorgen voor bijvoorbeeld een ergonomisch(e) stoel, bureau en/of scherm en toetsenbord. Ook moet u werknemers instructies geven over een juiste werkhouding. Met een (fysiek) bezoek (werkgever of een Arbo-deskundige) kunt u beoordelen of de werkplek voldoet aan alle regels en verplichtingen. Het is ook mogelijk om een thuiswerkplek op afstand te laten controleren via een videoverbinding. Houdt u daarbij rekening met de privacy van werknemers.

Permanent thuiswerken? Stel protocol op!

Wanneer u overweegt om in de toekomst uw werknemers ook (deels) permanent thuis te laten werken, dan is het verstandig om een ​​aantal regels vast te leggen in een overeenkomst of protocol.

Informeer werknemers over gezondheidsrisico’s zoals werkdruk

Vanuit een thuiswerksituatie kan een tijdige signalering van overbelasting van een werknemer voor u als werkgever lastiger zijn. Het is verstandig werknemers te informeren over gezondheids- en veiligheidsrisico's, richtlijnen te geven om deze risico's te beperken en dit op te nemen in een arbobeleid.

Extra tips!

  • Doe regelmatig navraag bij uw werknemers naar de werkdruk. Doe dit middels een videoverbinding om de werknemers ook daadwerkelijk te ‘zien’.
  • Besteed extra aandacht aan werknemers die zwaarder worden belast dan anders, bijvoorbeeld door extra zorgtaken.
  • Zorg voor de nodige flexibiliteit wat betreft werktijden, vraag van uw werknemers niet het onmogelijke.

Maak gebruik van vrije ruimte in werkkostenregeling voor vergoeding van extra kosten

Als u op zoek bent naar mogelijkheden om uw werknemers tegemoet te komen in extra kosten die aan het thuiswerken verbonden zijn, biedt de werkkostenregeling mogelijkheden. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever de vrije ruimte voor het jaar 2020 verruimd naar 3% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Op fiscaal gunstige wijze kunt u aan uw eigen verplichtingen op grond van de Arbo-regels te voldoen en uw werknemers een extra vergoeding of verstrekking te bieden.

  • Lees hier verder voor meer informatie over de belangrijkste voorzieningen en de bijbehorende fiscale aandachtspunten.

Extra tips!

  • Verkrijg inzicht in de grootte en opvulling van de vrije ruimte voor 2020, zodat u optimaal gebruik kunt maken van een eventueel overschot. Uw adviseur bij Baker Tilly helpt u hier graag bij.
  • Ga na of het mogelijk en voordelig is om gebruik te maken van de concernregeling voor de werkkostenregeling. Houdt u er daarbij wel rekening mee dat het hoge percentage vrije ruimte over de eerste € 400.000 van het fiscaal loon onder de concernregeling maar één keer kan worden toegepast, in plaats van per inhoudingsplichtige.

Arbo-voorzieningen voor thuiswerkplek fiscaal gezien gericht vrijgesteld

U bent als werkgever verantwoordelijk voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek. De voorzieningen die u als werkgever treft om aan deze verantwoordelijkheid te voldoen, noemen we Arbo-voorzieningen. De thuiswerkplek valt in beginsel niet onder het reguliere begrip werkplek binnen de werkkostenregeling. Als gevolg daarvan gelden voor de thuiswerkplek fiscaal gezien andere regels dan voor de werkplek bij de werkgever. Een uitzondering hierop bestaat voor Arbo-voorzieningen.

Voor Arbo-voorzieningen wordt de thuiswerkplek namelijk wel als werkplek aangemerkt. Op grond van de fiscale wet- en regelgeving zijn geheel of gedeeltelijk op de thuiswerkplek gebruikte of verbruikte voorzieningen, die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbowet, gericht vrijgesteld.

  • Lees hier meer over de voorwaarden waaraan u moet voldoen voor een gerichte vrijstelling.

Gerichte vrijstelling toepassen bij noodzakelijkheidscriterium (denk aan bijv. computers)

Voor zover computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet als Arbo-voorziening kunnen worden aangemerkt, kan eventueel op basis van het noodzakelijkheidscriterium een gerichte vrijstelling worden toegepast voor vergoedingen en verstrekkingen, die onder deze categorie vallen.

  • Lees hier meer over de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium.

Ook bij thuiswerken blijft onbelaste vaste reiskostenvergoeding in 2020 onbelast

Als gevolg van het thuiswerken zijn de reiskosten van werknemers voor woon-werkverkeer in veel gevallen behoorlijk afgenomen. Voor werkgevers die vóór 13 maart 2020 gebruik maakten van een onbelaste vaste reiskostenvergoeding voor hun werknemers, geldt dat zij deze onbelaste reiskostenvergoeding, ondanks het vele thuiswerken, onbelast mogen blijven betalen tot en met 31 december 2020. Bij uitruil naar van brutoloon naar een onbelaste reiskostenvergoeding gelden in 2020 extra aandachtspunten vanwege het thuiswerken.

Vanaf 1 januari 2021 dient u mogelijk opnieuw te beoordelen in hoeverre de reiskostenvergoeding nog onbelast is. Wij adviseren u dringend een eventuele wijziging tijdig door te geven aan uw salarisadministrateur.

Vaste kostenvergoeding kan (deels) onbelast

Om uw werknemers tegemoet te komen in de extra kosten van het thuiswerken, is het mogelijk om een vaste kostenvergoeding te geven. Deze kan mogelijk (deels) onbelast zijn. U dient na te gaan in hoeverre de kostenvergoeding ziet op kosten die bijvoorbeeld kwalificeren als gerichte vrijstelling. Verder is het van belang dat u vooraf een onderzoek uitvoert naar de werkelijke kosten (bijvoorbeeld middels een steekproef).

Heb tijdens eindejaarsgesprekken aandacht voor impact thuiswerken

Indien u nog eindejaarsgesprekken gaat voeren met uw medewerkers raden wij aan om hier extra tijd voor in te ruimen, om naast de reguliere beoordeling ook stil te staan bij welke impact deze periode heeft gehad op de persoonlijke situatie van de individuele medewerkers. Onzekerheid, eenzaamheid en stress liggen op de loer bij thuiswerken en dit geeft een risico op langdurig verzuim. Persoonlijke aandacht en begrip voor iemands situatie maken het verschil.

Doe onderzoek naar beleving van thuiswerken bij uw medewerkers

Wilt u meer in detail weten hoe uw medewerkers het thuiswerken beleven? Wilt u input van uw medewerkers voor een thuiswerkbeleid? Baker Tilly biedt het Belevingsonderzoek Thuiswerken aan. Met dit onderzoek krijgt u meer zicht op de ervaringen van uw medewerkers en kunt u gerichte acties inzetten om de betrokkenheid bij uw organisatie te behouden. Lees hier meer over dit onderzoek.

Vragen? Neem contact met ons op!

Wilt u weten wat de Eindejaarstips specifiek voor uw situatie betekenen? Of heeft u andere vragen over de tips? Neem dan contact op met uw belastingadviseur bij Baker Tilly of bel naar een van onze vestigingen bij u in de buurt.