Verslag Raad van Commissarissen 2016

Transitiefase

Net als veel andere kantoren in onze sector bevond Baker Tilly Berk zich in het verslagjaar in een transitiefase. Dit had uiteraard ook zijn uitwerking op de Raad van Commissarissen (RvC). In 2015 besloot de Algemene Vergadering tot het instellen van een RvC die vanaf 2016 bestaat uit twee interne en twee externe leden. In december 2015 vond een statutenwijziging plaats die hiervoor de ruimte schept. Met de voornoemde samenstelling van de Raad wijkt Baker Tilly Berk af van de aanbeveling van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Dat gebeurt doelbewust. Door de gemaakte keuze combineert de Raad de kennis van de interne leden over de eigen organisatie met de onafhankelijke blik van de externe leden. De externe leden hebben beter de gelegenheid om zich in te werken in de organisatie. Uit de gang van zaken tijdens het verslagjaar is gebleken dat dit past bij de vele veranderingen waarmee onze organisatie te maken heeft.

Sparringpartner

In essentie houdt de Raad toezicht op de naleving van de governance van de organisatie en op de kwaliteit van de dienstverlening zoals die wordt voorgeschreven in de wet en in de aanbevelingen van de NBA. Daarnaast functioneert de Raad als sparringpartner van het bestuur. De RvC discussieert met het bestuur onder meer over de strategie van de organisatie en personeelsbeleid, over externe ontwikkelingen in de sector op het gebied van accountancy en fiscale wetgeving, en over ontwikkelingen op het terrein van innovatie en professionalisering.

Veranderingen

Door de veranderingen die spelen, was er in het verslagjaar veel overleg nodig. De RvC kwam vijf keer zelfstandig bijeen. Daarnaast was er twaalf keer overleg met het bestuur. Verder werden drie partnervergaderingen bijgewoond. Ook waren er gesprekken met onder meer de compliance officer, de directeuren van de drie Bureaus Vaktechniek, de ondernemingsraad en de AFM.

Aanbevelingen

Het overgrote deel van de 53 aanbevelingen van de NBA is de afgelopen jaren door Baker Tilly Berk ingevoerd. De RvC monitorde de voortgang hiervan. Daarbij stond de vraag centraal: hoe pakken we de invoering op een goede manier aan? Op een manier die verwacht wordt van een organisatie met een OOB-vergunning en op een wijze die past bij de dienstverlening aan de publieke sector en de grotere mkb bedrijven, waaronder familiebedrijven, en zonder dat dit ten koste gaat van ons eigen signatuur en onze eigen slagvaardigheid. Door het toetreden van twee externe leden profiteerde de Raad optimaal van de frisse blik van buitenaf.

Profielen

Naast het opstellen van een reglement van de RvC werden er in het verslagjaar nieuwe profielen opgesteld en goedgekeurd voor de leden van de Raad en voor het bestuur. Bovendien werd een nieuw reglement opgesteld voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en werden nieuwe regels goedgekeurd voor het beleggen door partnerseigenaren. Dit alles gebeurde in lijn met de 53 aanbevelingen van de NBA.

Kwaliteit

De vakinhoudelijke kwaliteit van de beroepsuitoefening is een vast aandachtspunt van de RvC. De compliance officer is namens het bestuur belast met het bewaken van de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Met ingang van het verslagjaar wordt de beoordeling van de compliance officer ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. Dit gebeurt om het stelsel van kwaliteitsbeheersing te waarborgen. Op grond van de rapportages van de compliance officer stelde de raad vast of en in welke mate de kwaliteitsstandaarden door de accountants worden nageleefd. De Raad constateerde dat op dit gebied vooruitgang is geboekt.

Benoemingen nieuwe partner-accountants

In het kader van het publiek belang wil de RvC zicht hebben op de accountants die de controleverklaringen afgeven. In het nieuwe reglement is dan ook vastgesteld dat de RvC te benoemen partneraccountants persoonlijk spreekt en de voorgenomen benoemingen toetst. Dit is van belang voor het handhaven van de kwaliteit van de dienstverlening. In het verslagjaar vond deze toetsing eenmaal plaats met een accountant die per 1 januari 2017 is benoemd tot partner.

Bureaus vaktechniek

De RvC is in het verslagjaar in gesprek geweest met de directeuren van Bureau Vaktechniek Accountants en Bureau Vaktechniek Belastingadviseurs. Ook met de directeur van Bureau Vaktechniek Bedrijfsjuristen werd een gesprek gevoerd. Deze contacten stonden primair in het teken van de kwaliteitsbeheersing en waren daarnaast van belang voor de nieuwe externe leden, om een beeld te krijgen van wat er in de organisatie speelt.

Strategienota

Het bestuur heeft in het verslagjaar een nieuwe strategienota opgesteld met de titel ‘Strategisch kader 2017 en verder’. De RvC heeft voor de nota input gegeven. Aandachtspunten daarin waren onder meer de ontwikkelingen op het vakgebied, het behouden van de hoogwaardige kwaliteit van de dienstverlening, innovatie, digitalisering en de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.

Cultuurmeting

In 2015 heeft een extern bureau een cultuurmeting uitgevoerd. De resultaten van de meting bieden een handvat om zaken in de organisatie aan te pakken en te verbeteren. De RvC is hierbij betrokken en monitorde in 2016 of voldoende met de uitkomsten van de cultuurmeting wordt gedaan. De Raad stelde vast dat de organisatie voortvarend te werk gaat bij het implementeren van de conclusies uit de cultuurmeting.

Nieuwe bestuurder

In het verslagjaar adviseerde de RvC over het op eigen verzoek terugtreden van bestuurder Ronald Hoeksel en de benoeming van zijn plaatsvervanger. Ronald Hoeksel, bestuurder met de portefeuilles vaktechniek en HRM, had de wens kenbaar gemaakt naast zijn bestuurswerkzaamheden ook een beperkte portefeuille met complexe audits aan te houden. De intensiteit van de bestuurswerkzaamheden in combinatie met de complexiteit van zijn opdrachten maakte het steeds lastiger om beide taken te combineren. Zijn plaats is per 1 januari 2017 tijdelijk ingenomen door Jeroen Spiekker. Vanaf 1 juli 2017 zal Marcel Huisman als nieuw bestuurslid toetreden tot het bestuur.

Zorgvuldigheid

De naleving van de wet- en regelgeving en het invoeren van de 53 aanbevelingen van de NBA zullen ook de komende tijd veel aandacht vragen. Daarbij stelt de RvC zich op het standpunt dat zorgvuldigheid prevaleert boven snelheid. Het invoeren van regelingen die onvoldoende worden gedragen door de organisatie vinden wij onwenselijk. Baker Tilly Berk kiest voor een voortvarende implementatie die aansluit bij de aard en omvang van de organisatie.

De arbeidsmarkt

Het aantrekken en behouden van goed gekwalificeerde medewerkers blijft een belangrijk punt van aandacht. Wij signaleren dat krapte op de arbeidsmarkt ontstaat voor het type collega’s dat wij zoeken. Baker Tilly Berk medewerkers moeten optimaal geschoold zijn zodat zij de kwaliteit van de werkzaamheden kunnen overzien en bewaken. Daarbij zal Baker Tilly Berk meegaan met de ontwikkelingen op het gebied van innovatie en digitalisering, en dit ook concretiseren in de trainingen en opleidingen die door medewerkers kunnen worden gevolgd.

Externe leden

Dit verslagjaar was het eerste jaar dat de RvC bestond uit twee interne leden en de twee externe leden René Leander en Peter van der Zanden. De organisatie in zijn algemeenheid en de Raad in het bijzonder ervaart de deskundige inbreng van beide heren als zeer waardevol. Zij hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan het op gestructureerde wijze invullen van de transitiefase. Beoogd wordt het aantal externe commissarissen op termijn verder uit te breiden. Om die reden is in het verslagjaar reeds gestart met een zoektocht naar een mogelijke nieuwe externe commissaris, die vervolgens op termijn ook voorzitter zou kunnen worden van de RvC. Op 31 december 2016 is Stefan Jansen, de voorzitter van de RvC gedurende het verslagjaar, teruggetreden. De RvC wil bij dezen zijn dank uitspreken richting Stefan voor de prettige samenwerking het afgelopen jaar.

Mutaties in Raad van Commissarissen

Per 31 december 2016 is Stefan Jansen teruggetreden als voorzitter van de Raad. Per 28 februari 2017 heeft Michel de Graaf het stokje overgenomen.

Gouda, 31 maart 2017
Raad van Commissarissen
Baker Tilly Berk N.V.

M.J. de Graaf RA (voorzitter)
Prof. dr. mr. P.M van der Zanden RA
Drs. R.P.A. Leander RA
Mr. B.A.M. Bos