De onderhoudsvoorziening: nuttig instrument of nodeloze administratie?

Heb je vastgoed in beheer in je onderneming? Dan weet je hoe onderhoudsintensief dat kan zijn. En hoe groter de vastgoedportefeuille, hoe kostbaarder het onderhoud vaak is.

Om de kosten aan de juiste periode toe te rekenen en ze ‘naar voren te halen’ kun je soms een onderhoudsvoorziening vormen. Voor het opstellen van de jaarrekening is dat soms verplicht, maar voor fiscale doeleinden mag je zelf kiezen of je de onderhoudsvoorziening wilt vormen.

Wat zijn de regels? Wanneer leidt een dotatie tot een lagere belastbare winst? En wanneer is een onderhoudsvoorziening juist níet praktisch? Onze experts bespreken de voorziening groot onderhoud.

Onderscheid onderhouds- en verbeteringsuitgaven

Een onderhoudsvoorziening mag je alleen vormen voor onderhoudsuitgaven, niet voor verbeteringsuitgaven. Dit onderscheid gaat in de praktijk vaak al fout.

Onderhoudsuitgaven kun je omschrijven als uitgaven die je doet om het vastgoed in stand te houden of in de oude staat te herstellen. Denk aan een bv die een pand bezit en na 10 jaar het dak vervangt vanwege slijtage.

Verbeteringsuitgaven zijn kort gezegd uitgaven waardoor iets ontstaat wat er voorheen niet was. Denk aan het voorbeeld van de bv met een pand: een extra verdieping toevoegen en isolatie aanbrengen zal sneller gelden als verbeteringsuitgave. Deze uitgaven activeer je op de balans, waardoor je er in sommige gevallen op kunt afschrijven. 

Toets de voorwaarden van de onderhoudsvoorziening

Heb je vastgesteld dat er in de toekomst onderhoudsuitgaven nodig zijn, en wil je hiervoor een fiscale onderhoudsvoorziening vormen? Dan beoordeel je eerst of aan de fiscale voorwaarden voor die onderhoudsvoorziening is voldaan. Dit beoordeel je aan de hand van drie cumulatieve criteria uit het zogenoemde Baksteen-arrest:

1. Vinden de uitgaven hun oorsprong in feiten en omstandigheden van vóór balansdatum?

2. Is de verplichting voldoende bepaalbaar?

3. Bestaat er een redelijke zekerheid dat de uitgaven zich zullen voordoen?

Wordt niet aan alle drie de voorwaarden voldaan? Dan mag die  post niet in de voorziening worden opgenomen. Fiscaal neem je de kosten dan vaak direct in het jaar van uitvoering.

Overigens stelde de Belastingdienst zich in het verleden op het standpunt dat ook sprake moest zijn van een zogenaamd ‘piekvereiste’, zoals ook het geval is bij een egalisatiereserve. Maar in recente jurisprudentie is bevestigd dat voor de onderhoudsvoorziening géén piekvereiste geldt.

Onderbouwing van de onderhoudsreserve is ingewikkeld

Bij het vormen van de onderhoudsvoorziening wordt vaak gebruik gemaakt van een meerjarenonderhoudsplan. Dat plan bestaat uit bijvoorbeeld offertes, een financieringsplan en een tijdsplanning en hiermee kun je onderbouwen dat er een “redelijke mate van zekerheid” is dat de uitgaven zich daadwerkelijk zullen voordoen. Zo kun je een controleerbare schatting van de omvang maken.

Belangrijk is dat dit plan regelmatig (bij voorkeur jaarlijks) wordt geüpdatet. Ook leg je vast waarom het onderhoud op de balansdatum noodzakelijk werd geacht, bijvoorbeeld met behulp van inspectierapporten en een planning.

Als de voorziening eenmaal is gevormd, moet je de dotaties en onttrekking (de werkelijke uitgaven) aan elkaar matchen volgens een vaste systematiek.

Zeker bij grotere portefeuilles is het belangrijk om in elke stap van het proces helder in beeld te houden welke kosten kwalificeren als groot onderhoud, of begrotingen en ramingen (nog steeds) reëel en onderbouwd zijn, en of doorlopend aan de criteria van het Baksteen-arrest is voldaan. Het goed onderbouwen en bijhouden van een onderhoudsvoorziening vergt soms een hoop werk.

Lagere belastbare winst, maar risico bij vrijval

Met de dotatie aan de onderhoudsvoorziening wordt de belastbare winst verlaagd: je haalt kosten naar voren. Het gaat hier weliswaar om een tijdelijk verschil, maar dit leidt wel tot een direct liquiditeitsvoordeel.

Maar als de onderhoudsvoorziening niet goed is onderbouwd dan kan dit leiden tot een ‘vrijval’ van de voorziening in het oudst openstaande fiscale boekjaar. In dat jaar moet dan ‘extra’ belasting worden afgedragen met een (navorderings)aanslag. In de praktijk zien wij dat er dan een flinke tijd verstreken kan zijn tussen de vrijval en die aanslag. Over deze periode wordt belastingrente in rekening worden gebracht en dit bedrag kan flink oplopen.

Let op: de lagere belastbare winst in de dotatiejaren leidt er soms toe dat bijvoorbeeld woningcorporaties sneller tegen de renteaftrekbeperking aanlopen. Daarom wordt soms bewust gekozen om géén voorziening te vormen.

Is een onderhoudsvoorziening de administratieve moeite waard?

De fiscale vorming en verwerking van de onderhoudsvoorziening wijkt bovendien af van de commerciële verwerking in de jaarrekening. Dat maakt een goede samenwerking tussen de accountant en de belastingadviseur belangrijk. De accountant kan de begroting controleren aan de hand waarvan de voorziening wordt vastgesteld en verwerkt indien nodig een belastinglatentie in de commerciële cijfers. De belastingadviseur beoordeelt de fiscale aspecten en verwerkt de onderhoudsvoorziening in de fiscale cijfers en de aangifte.

Een fiscale voorziening voor groot onderhoud brengt dus de nodige beoordelingen, afwegingen en  administratie met zich mee. Gezien de tijdelijke aard van het belastingvoordeel is het verstandig om te beoordelen of deze voorziening in jouw situatie nuttig is.

Wees scherp op de vereisten

De vereisten voor de onderhoudsvoorziening lijken helder, maar in de praktijk gaat het toch  regelmatig mis. Onze experts helpen je graag om de juiste afwegingen te maken en de vereiste administratieve vastleggingen op orde te hebben. Zo maak je onderbouwde keuzes en ben je goed voorbereid op eventuele discussie met de Belastingdienst.  

Heb je vragen over de commerciële of fiscale behandeling van de onderhoudsvoorziening? Wil je eens sparren over je huidige voorziening, of je door onze vastgoedexperts laten bijpraten over mogelijke optimalisatiemogelijkheden? Neem dan contact met ons op.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.