Complete managementinformatie in een paar klikken

Sjef van Keulen is controller bij Burgers' Zoo en in die functie verantwoordelijk voor de financiën en een adequate informatievoorziening. In zijn 107-jarig bestaan is Burgers' Zoo uitgegroeid tot een modern dierenpark. Door de voortdurende veranderingen en ontwikkelingen worden steeds meer eisen gesteld aan de bedrijfsvoering. Alleen met goede input kan het management de juiste beslissingen nemen en op het juiste moment schakelen.

Eilandjes met informatie

Een goede analyse van alle data binnen Burgers' Zoo is in dat kader essentieel. Het gaat daarbij om bijvoorbeeld gegevens over de inkomsten van de entree, horeca, merchandise en evenementen tot de inzet van medewerkers in het park. Het kostte Sjef elke maand veel tijd om in Excel de data om te zetten naar managementinformatie en beschikbaar te stellen aan de leidinggevenden. "Al die verschillende afdelingen waren eigenlijk aparte eilandjes met informatie. Dat moest anders kunnen, dacht ik", vertelt hij. Sjef zocht een partij om beter en sneller inzicht te krijgen in alle data die van belang zijn voor de bedrijfsvoering. "En ik wilde alles graag in een compleet overzicht hebben, waarbij de belanghebbenden niet langer afhankelijk zijn van de informatievoorziening vanuit de financiële afdeling, maar op een zelf te bepalen moment deze informatie tot hun beschikking hebben.", vult hij aan.

Totaaloverzicht

In Baker Tilly, waar al langer mee samengewerkt wordt, vond Sjef de partij die dat overzicht kon bieden. In februari 2018 startte Jan-Willem van Essen, manager IT Advisory van Baker Tilly, met het opzetten van een nieuw financieel informatiesysteem. "We zijn begonnen met de input van de bezoekersaantallen en de specificatie naar de verschillende manieren van toegang. Bezoekers kopen een kaartje bij de kassa, ze komen binnen op een abonnement of kortingskaartje. Dat is informatie waar Burgers’ Zoo op kan sturen", legt Jan-Willem uit. Het systeem werd steeds verder aangevuld met input van de horeca- en merchandise-afdelingen. In enkele weken tijd ontstond het dashboard dat inzicht gaf en sturing mogelijk maakte.

Bezoekersaantallen voorspellen

Diverse afdelingen hebben via het dashboard toegang tot informatie die voor hen van belang is. "Burgers' Zoo beschikt nu over belangrijke prestatie-indicatoren, die digitaal en realtime beschikbaar zijn. Op deze parameters kan het management sturen", legt Jan-Willem uit. Zo heeft de afdeling HRM beter inzicht in het aantal werknemers, de uren en het ziekteverzuim van de verschillende afdelingen. Die informatie is met een paar klikken beschikbaar. Bovendien helpt alle input over bezoekersaantallen, vakantiedrukte en rustige periodes bij het maken van een personeelsbezetting. De volgende stap is om op basis van dit nieuwe systeem voorspellingen te doen. "Voor komend jaar hebben we ideeën om ook onderhoud mee te nemen in het systeem.” “Beleid maken en sturen op data heeft echt meerwaarde", voegt Jan-Willem toe.

Over Burgers' Zoo

Dierenpark Koninklijke Burgers' Zoo in Arnhem is in 1913 opgericht en al meer dan honderd jaar een echt familiebedrijf. De vierde generatie staat nu aan het roer. Het park is maar liefst 45 hectare groot en trekt jaarlijks ruim 1,1 miljoen bezoekers. Burgers' Zoo is daarmee één van de best bezochte dagattracties in Nederland. Natuurbehoud en educatie zijn belangrijke doelstellingen van het Arnhemse dierenpark. Burgers’ Zoo streeft ernaar de passie en verwondering voor dieren en natuur op de bezoekers over te brengen (bewustwording en waardering) en beschermt op actieve wijze natuurgebieden over de hele wereld.

Dit bericht is meer dan zes maanden geleden gepubliceerd. Omdat wet- en regelgeving continu in beweging is, raden wij u aan met uw Baker Tilly adviseur te bespreken of de informatie in dit bericht actueel is en gevolgen heeft (of mogelijkheden biedt) voor uw situatie. Uw adviseur praat u graag bij over de laatste stand van zaken.