De strategische waarde van betrouwbare verzuimdata

Verzuimregistratie is in de kern een administratief proces, maar de impact ervan is strategisch. Voor arbodiensten, verzuimvolmachten en organisaties is het beheer van deze data onlosmakelijk verbonden met privacywetgeving en de Wet verbetering poortwachter (WvP). Toch blijkt in de praktijk dat grip op de processen vaak plaatsmaakt voor foutgevoelig handwerk en gefragmenteerde systemen. Hoe waarborg je een efficiënt en aantoonbaar betrouwbaar proces?

Goede systeembeheersing vraagt om meer dan goede bedoelingen. Het vereist veilige data, eenduidige processen en IT-systemen die de organisatie ondersteunen in plaats van belemmeren. Bij Baker Tilly helpen wij organisaties deze regie te herpakken, met specifieke aandacht voor datakwaliteit en de inrichting van verzuimprocessen.

Verzuimprocessen bouwen op betrouwbare data

Binnen het WvP-proces draait alles om timing, volledigheid en een vlekkeloze samenwerking tussen verschillende rollen. Werkgevers, arbodiensten en professionals moeten erop kunnen vertrouwen dat dossiers juist zijn, verantwoordelijkheden helder zijn vastgelegd en wet- en regelgeving strikt wordt nageleefd.

Vaak zien we echter dat verzuimdata versnipperd raakt. Processen zijn bijvoorbeeld door de jaren heen organisch gegroeid, gegevens vloeien uit diverse bronnen samen of de systeeminrichting is niet consequent doorgevoerd. Dat leidt tot een verhoogde foutkans, extra handmatige handelingen en onzekerheid over compliance.

Migraties als moment van waarheid

Een systeemmigratie of dataconversie brengt kwetsbaarheden genadeloos aan het licht. Tijdens dergelijke trajecten stuiten we regelmatig op kwaliteitsissues, zoals:

• verschillen in datadefinities tussen systemen

• onvolledige of vervuilde dossiers

• onduidelijke processtappen en uitzonderingen

• beperkte herleidbaarheid in de audittrail

De Baker Tilly‑aanpak: van data naar beheersing

Wij beschouwen een migratie niet enkel als een technische noodzaak, maar als een kans om verzuimprocessen structureel te verbeteren. Onze aanpak is gebouwd op drie samenhangende pijlers:

1. Inrichting op basis van het proces

   We vertalen je operationele praktijk naar logische workflows. Wie doet wat, op welk moment en met welke bevoegdheid? We richten rollen en verantwoordelijkheden eenduidig in.

2. Interfaces en automatisering

   Door gegevensstromen waar mogelijk te automatiseren, verkleinen we de kans op menselijke fouten en verhogen we de betrouwbaarheid in de gehele keten.

3. Onze conversiestraat

   Met een zelfontwikkelde methodiek transformeren we data geautomatiseerd naar vaste importtemplates. Dit maakt het migratieproces reproduceerbaar, controleerbaar en aanzienlijk sneller. Kwaliteitsissues worden vroegtijdig gesignaleerd, zodat ze niet na de livegang voor problemen zorgen.

Software ondersteunt, inrichting bepaalt

Veel organisaties maken gebruik van gespecialiseerde applicaties zoals Xpert Suite om dossiers te borgen en wettelijke verplichtingen na te leven. Dergelijke software brengt rollen en data samen in één omgeving, wat rust en overzicht creëert, mits het systeem correct is ingericht.

En precies daar zit de crux: de kwaliteit van het proces zit niet in de functionaliteit van de software, maar in de inrichting en het databeheer. Baker Tilly ondersteunt organisaties die een goede en werkbare informatie- en procesarchitectuur nastreven. Wij bieden expertise op het gebied van informatiemanagement, datakwaliteit, Business Intelligence en naadloze aansluiting op platforms zoals Xpert Suite. Door onze expertise op dit platform realiseren we een voorspelbaar migratieproces met een hoge datakwaliteit.

Van vastleggen naar sturen

Een optimaal ingerichte verzuimomgeving doet meer dan alleen het proces ondersteunen. Het waarborgt een consistente uitvoering van de Wet verbetering poortwachter en biedt zekerheid richting toezichthouders en opdrachtgevers. Bovendien levert het betrouwbare sturingsinformatie op voor rapportages en toekomstige AI-toepassingen. Zo verandert verzuimdata van een administratieve verplichting in een waardevolle bron van inzicht.

Meer grip op jouw verzuimdata?

Onze IT Advisory ondersteunt organisaties die hun verzuimprocessen toekomstbestendig willen maken. We helpen met een herinrichting, een complexe migratie of een onafhankelijke quickscan. Altijd met oog voor jouw gewenste proces en verantwoordelijkheden.

Wil je zekerheid over de inrichting van je verzuimomgeving of staat er een migratie op de planning? Neem contact op met je adviseur bij Baker Tilly. Wij denken graag met je mee over een aanpak die de continuïteit en kwaliteit van jouw organisatie waarborgt.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.