Personeel inlenen of uitlenen: zo minimaliseer je de risico’s

Leen je personeel uit aan een ander bedrijf, terwijl je zelf juridisch werkgever blijft? Dan maakt het niet uit of je het een detachering-, uitzend- of payrollconstructie noemt: voor deze situaties gelden bijzondere regels onder de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs.  Dit geldt zelfs als je jezelf als DGA ter beschikking stelt.  

En omgekeerd: huur je werkkrachten in van een ander bedrijf (detacheerder, uitzender of via een payrollconstructie) Ook dan moet je rekening houden met de Waadi.

De praktijk is complex, de risico’s groot, en de handhaving streng. Onze experts leggen in dit artikel uit hoe je als inlener je risico’s beperkt en boetes voorkomt, en hoe je als uitlener de juridische en fiscale risico’s minimaliseert.

De Waadi: duidelijke kaders voor het ter beschikking stellen van arbeid

De Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) is bedoeld om fraude en uitbuiting van arbeidskrachten tegen te gaan. Denk bijvoorbeeld arbeidsuitbuiting, schijnconstructies, onderbetaling en te lange werktijden.

Uitleners, zoals uitzendondernemingen, detacherings-en payrollbedrijven en (onder)aannemers van werk, moeten zich bijvoorbeeld verplicht Waadi-registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Doe je dat als uitlener niet, dan riskeer je boetes en fiscale naheffingen.

Daarnaast moet een uitlener zich ook aan andere werkgeversverplichtingen houden bij het uitlenen van personeel, zoals de Arbeidstijdenwet en de Wet Minimumloon en Minimum vakantiebijslag. Het arbeidsrecht is van toepassing (en voor uitzendkrachten gelden vaak specifieke regels over arbeidsvoorwaarden en aansprakelijkheden). Ook moet je rekening houden met de cao’s en arbeidsvoorwaarden die bij de inlener gelden. Een ingehuurde arbeidskracht heeft recht op vergelijkbare arbeidsvoorwaarden als een werknemer van de inlener in een vergelijkbare functie.

Ook de inlener moet goed opletten

 De inlener (bijvoorbeeld een opdrachtgever die gedetacheerd personeel inhuurt) moet vooraf checken of de intermediair een Waadi-registratie heeft. Doe je dat niet, of heeft het bureau geen registratie, dan loop je het risico op boetes. Bovendien kun je als inlener worden aangesproken op niet-betaalde loonheffingen, op basis van de zogenoemde inlenersaansprakelijkheid.

Naast fiscale en financiële boetes, is ook imagoschade een belangrijk aandachtspunt. Zowel voor de inlener (je wil niet met een malafide uitzendbureau in zee) als voor de uitlener (je wil kwaliteit leveren, zekerheid bieden en de zaken op orde hebben).

Geldt de Waadi ook voor een DGA?

Een detacherende directeur-grootaandeelhouder (DGA), die zichzelf via de eigen bv tijdelijk elders tewerkstelt, heeft ook met de Waadi te maken. Om dat ook hier schijnzelfstandigheid op de loer ligt, moet je als DGA goed controleren of je de vereiste registraties op orde hebt en de risico’s onderkent en minimaliseert.

Let op: jezelf als DGA uitlenen via de eigen bv brengt naast gevolgen voor de Waadi ook andere aandachtspunten met zich mee. Bijvoorbeeld rond sociale verzekeringen en schijnzelfstandigheid. Detachering via de eigen bv is dus niet altijd een geschikte manier om bijvoorbeeld zzp-problematiek op te lossen. Laat je dus vooraf goed adviseren over je positie.

WTTA: strengere regels vanaf 2027

Vanaf 2027 gelden naar verwachting strengere regels voor het terbeschikkingstellen van arbeidskrachten. De Wet Toezicht Terbeschikkingstelling Arbeidskrachten (WTTA) ligt op dit moment ter goedkeuring bij de Eerste Kamer. Lees hier meer over de gevolgen van dit wetsvoorstel, én welke stappen je nu al kunt nemen om je voor te bereiden op de nieuwe verplichtingen.

Certificering, vertrouwen en controle

Onze Employment Advisory experts helpen ondernemingen die bedrijfsmatig personeel uitlenen regelmatig om de compliance op orde te krijgen en optimaal in te richten. Samen met gespecialiseerde collega’s van onder andere Tax Advisory ondersteunen we bijvoorbeeld met:

• Begeleiding bij het inrichten van je bedrijfsprocessen conform de geldende normen

• Het opstellen van een Tax Control Framework waarmee je grip houdt op je fiscale risico’s

• Hulp bij het (aantoonbaar) naleven van de Waadi en andere relevante regelgeving

• Advisering over de arbeidsrechtelijke en belastingpositie, inclusief risico’s rond DGA-structuren en schijnzelfstandigheid

Wil je ook meer zekerheid over je kwaliteit en compliance kunnen bieden aan je klanten en afnemers? Overweeg dan een NEN-certificering. Een onafhankelijke externe partij beoordeelt dan of je voldoet aan wettelijke verplichtingen rondom arbeid en loonbetaling. Dit zogenoemde SNA- keurmerk helpt om vertrouwen te winnen bij opdrachtgevers én beschermt hen juridisch tegen inlenersaansprakelijkheid. We leggen je graag uit wat dit inhoudt en we kunnen je begeleiden bij het verkrijgen van dit keurmerk.

Heb je vragen over detachering, de Waadi of jouw positie als inlener of uitlener? Of wil je meer weten over de NEN-certificering? Neem dan contact op met onze adviseurs.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.