AVG: wat is mijn informatieplicht als werkgever?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming die per 25 mei 2018 van toepassing is, brengt meer verplichtingen voor het beschermen van persoonsgegevens van werknemers voor werkgevers met zich mee. Zoals de informatieplicht, waardoor een werkgever een werknemer moet informeren over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Het is namelijk van belang dat werknemers weten wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Een werkgever moet een werknemer daar schriftelijk over informeren, vóór aanvang van het dienstverband.

De werkgever moet onder andere duidelijk maken:

  • welke gegevens worden verwerkt;
  • wat het doel daarvan is;
  • of die gegevens doorgegeven worden aan verwerkers en welke dat zijn (denk aan een salarisadministratie die extern wordt gevoerd en een pensioenfonds);
  • of gegevens naar het buitenland worden gezonden en welke passende waarborgen daarvoor zijn getroffen;
  • welke bewaartermijnen in acht worden genomen;
  • bij wie de werknemer moet zijn als over de verwerking van persoonsgegevens vragen of klachten zijn.

Als werkgever doet u er goed aan een standaard informatiebrief voor nieuwe werknemers aan te maken. Ook is het raadzaam om een standaard protocol in uw personeelshandboek op te nemen voor het reeds zittende personeel. 

Uiteraard kunnen wij u helpen bij het opstellen van de brief of het protocol. Ook maken wij voor u inzichtelijk wat de Algemene Verordening Gegevensbescherming nog meer voor verplichtingen voor u als werkgever met zich meebrengt.