Belastingvrije kilometervergoeding: voordeel voor reiskosten met terugwerkende kracht omhoog

Brandstof is in korte tijd veel duurder geworden en autorijders merken dit in de portemonnee. Als onderdeel van een breder pakket aan maatregelen komt het kabinet zakelijke rijders tegemoet: de onbelaste kilometervergoeding is verhoogd van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026, en direct toepasbaar.

Wat betekent dit voor werkgevers, werknemers en ondernemers die zichzelf een kilometervergoeding uitbetalen? Onze experts bespreken de gevolgen en kansen.

Kostenvergoeding voor zakelijke kilometers

Werkgevers kunnen de zakelijke vervoerskosten van werknemers op verschillende manieren vergoeden. Kies je voor een kilometervergoeding? Dan mag je de zakelijke kilometers onder voorwaarden belastingvrij vergoeden, tot een maximumbedrag per kilometer. Daaronder vallen ook woon-werkkilometers en bijvoorbeeld zakelijke reizen.

Dat maximumbedrag was € 0,23, maar stijgt nu met terugwerkende kracht tot € 0,25. Tot dit bedrag is de vergoeding vrijgesteld van loonbelasting en sociale premies. Vergoed je meer dan dit maximum, dan geldt het meerdere als belast loon. In sommige gevallen kun je dit nog onder de werkkostenregeling (WKR) onderbrengen, binnen de zogenoemde vrije ruimte.

Je kunt de vergoeding toepassen bij gebruik van eigen vervoer zoals een auto, motor of fiets. Om een kilometervergoeding toe te kennen, is een deugdelijke kilometerregistratie vereist.

Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan kun je jezelf eveneens een (belastingvrije) vergoeding uitbetalen voor zakelijke kilometers en deze ten laste brengen van je belastbare ondernemingswinst. Je draagt dan de kosten voor bijvoorbeeld onderhoud en benzine zelf, en de btw op die kosten is niet aftrekbaar.

Onbelaste kilometervergoeding omhoog naar € 0,25

De maximale onbelaste kilometervergoeding is nu met terugwerkende kracht verhoogd naar € 0,25 per kilometer. De verhoging is door het kabinet doorgevoerd tegen de achtergrond van structureel hogere brandstof- en energiekosten. Zo wil de overheid de koopkracht van werknemers ondersteunen . Voor werkgevers biedt dit bovendien extra fiscale ruimte om werknemers (gedeeltelijk) te compenseren voor toegenomen mobiliteitskosten.

Terugwerkende kracht: voordeel vanaf 1 januari 2026, direct toepasbaar

De verhoging van de onbelaste kilometervergoeding geldt met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Het is ingevoerd via een goedkeurend beleidsbesluit van het Ministerie van Financiën, waardoor de verruiming fiscaal direct toepasbaar is. De formele wetswijziging volgt nog, maar je mag de hogere onbelaste kilometervergoeding dus nu al toepassen over het gehele kalenderjaar 2026. Voor reeds verstreken loontijdvakken mag je correctieberichten indienen.

De verhoging is meestal geen verplichting voor werkgevers. De afspraken in je arbeidsovereenkomsten zijn bepalend voor de hoogte van je kilometervergoeding. Bied je nu een lagere vergoeding, dan ben je vaak niet verplicht die te verhogen. Bood je al een hogere vergoeding, dan kun je nu een groter deel onbelast toekennen.

Er is wel een belangrijke uitzondering: in sommige gevallen ben je als werkgever op basis van individuele arbeidsovereenkomsten of cao-afspraken wél verplicht de vergoeding te verhogen. Bijvoorbeeld als de hoogte van de kilometervergoeding is gekoppeld aan de maximale belastingvrije vergoeding.

Zorg dus dat je goed de afspraken, het (mobiliteits)beleid en andere regelingen zorgvuldig beoordeelt om te bepalen of een verhoging contractueel of beleidsmatig noodzakelijk is. Onze experts helpen je hier graag bij.

Beoordeel en verwerk de verhoging nauwkeurig

De verhoging biedt ruimte om je werknemers een hogere belastingvrije vergoeding te geven. Maar let goed op een correcte beoordeling en verwerking van de verhoging. Zo voorkom je fouten en gemiste kansen.

Heb je vragen over de verwerking van de verhoogde onbelaste kilometervergoeding in je loonadministratie en arbeidsovereenkomsten? Wil je je arbeidsvoorwaarden of mobiliteitsbeleid eens onder de loep nemen? Of wil je je WKR-positie optimaliseren? Neem dan contact op met je Baker Tilly adviseur.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.