Controle over je loonheffingen met een Tax Control Framework
Werkgevers hebben te maken met ingewikkelde verplichtingen rond personeel. De regels voor loonheffingen wijzigen vaak, en soms moeten verschillende afdelingen met elkaar samenwerken in hetzelfde administratieve systeem. Dan is het belangrijk dat de verschillende systemen goed op elkaar aansluiten.
Een foutje is zo gemaakt, en kan flinke gevolgen hebben voor werkgever én werknemers. Daarom moet je zorgen voor een waterdicht systeem dat deze risico’s systematisch beheerst en fiscale fouten voorkomt.
Een Tax Control Framework helpt je hierbij. Onze experts leggen uit hoe dit werkt en waarom het zo belangrijk is om je loonheffingenpositie goed in beeld te houden.
Personeel: je belangrijkste kapitaal
Wie personeel in dienst heeft weet dat daar een flinke papierwinkel bij komt kijken. Van arbeidsovereenkomsten en vergunningen tot de WKR-administratie, salarisstroken en belastingaangiften. Als werkgever moet je zorgen dat je deze zaken onder controle hebt: je administratie moet altijd op orde zijn.
Dat doe je niet alleen voor jezelf: je doet het ook voor je medewerkers. Als goede werkgever wil je dat zij erop kunnen vertrouwen dat je hun salaris correct en op tijd overmaakt. Dat je (on)kostenvergoedingen correct en optimaal verwerkt. En dat ze geen risico lopen op boetes, naheffingen of andere correcties door de Belastingdienst als gevolg van verkeerde verwerking door de werkgever, bijvoorbeeld bij het indienen van hun aangifte inkomstenbelasting.
Risico’s in de administratie signaleren en ondervangen
Een goede administratie draait om meer dan alleen het invoeren van cijfers. Je moet de juiste beheersmaatregelen, interne checks en controles inbouwen. Zeker wanneer je een decentrale administratie hebt, waar verschillende afdelingen bij betrokken zijn. Dat is vaak het geval bij de loonheffingenadministratie: de afdeling payroll en HR werken er samen, maar Finance, Legal en zelfs lokale managers kunnen input hebben. Want allerlei risico’s komen hier samen, zoals:
onjuiste toepassing van de WKR
verkeerde toepassing van tarieven, regelingen en vrijstellingen
verkeerde verwerking van het wagenpark
mismatch tussen HR en payroll
onnodige dubbeling administratie (WKR, WPM)
De kennis over deze risico’s is vaak aanwezig en de cijfers en documenten staan ‘ergens’ in het systeem. Maar komt deze informatie op de juiste wijze en de juiste momenten samen? Weet je zeker dat de taken en verantwoordelijkheden helder zijn? Dat de administratie volledig en up-to-date is? En zijn de verantwoordelijkheden helder en de processen efficiënt ingericht?
Gestructureerde processen, checks en controles met een TCF
Wil je fouten in de administratie en de loonheffingen voorkomen en je risico’s onder controle houden? Dan biedt een Tax Control Framework (TCF) uitkomst. Zie een TCF als een handboek en draaiboek in één: een systeem waarin je bovendien de beheers- en controlemaatregelen vastlegt en monitort.
In een TCF beschrijf je bijvoorbeeld:
alle handelingen voor je aangiften
de onderliggende administratieve vereisten en vastlegging
alle acties die opgevolgd moeten worden
alle gebeurtenissen of wijzigingen die een extra check of vraag op moeten werpen
de relevante deadlines en verantwoordelijkheden
Met een TCF zet jouw onderneming een belangrijke stap richting meer controle over de eigen processen. Je verkleint het risico op fouten, naheffingen, boetes en rente. Je administratie wordt efficiënter en je risicobeheersing professioneler.
Verbeter en versterk bestaande processen
Met de juiste aanpak voorkom je fouten en beperk je risico’s. Een Tax Control Framework maakt jouw onderneming toekomstbestendiger, en je administratieve afdeling efficiënter en wendbaarder.
Een TCF implementeren betekent niet dat je al je processen op de schop moet gooien. Onze adviseurs helpen je juist om de bestaande maatregelen en processen inzichtelijk te maken, waar nodig te optimaliseren, en praktisch vast te leggen. Je kiest daarbij zelf of je je alleen op loonheffingen richt, of ook kijkt naar andere belastingsoorten. Wil je ook je HR-processen digitaliseren en optimaliseren? Dan is onze HR Hub ook interessant voor je.
Vragen? We lichten de voordelen graag toe!
Onze experts vertellen je graag meer over de voordelen van een TCF voor jouw onderneming. Niet alleen voor loonheffingen, maar ook voor vennootschapsbelasting en de btw. We laten je graag zien hoe zo’n framework in de praktijk werkt. Benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.
Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.
