Nog twee weken: uw checklist voor de nieuwe e-commerce btw-regels

Nog twee weken en dan is het zover; de nieuwe btw-regelgeving voor de e-commerce wordt van kracht (per 1 juli 2021). Een uitgebreid overzicht van alle wijzigingen en de regelgeving zelf treft u hier aan. Ondanks dat deze regelgeving vooral is gericht op vereenvoudiging en bevordering van de handel binnen de Europese Unie (EU), is het van belang om al uw zaken tijdig en volledig op orde te hebben. Het niet tijdig compliant zijn met deze nieuwe regelgeving kan grote gevolgen hebben, zowel op administratief als financieel vlak, en mogelijk zelfs tot meer verplichtingen leiden dan onder de huidige regels.

Middels deze checklist willen wij u voorzien van een overzicht van welke stappen u moet nemen om vanaf 1 juli 2021 compliant zaken te doen. In deze checklist beperken wij ons tot de wijzigingen die zien op afstandsverkopen binnen de EU. Dit zijn verkopen aan consumenten waarbij goederen van een EU-land naar een ander EU-land door / namens de leverancier worden verzonden.

Kort gezegd gelden er op dit moment omzetdrempels voor deze afstandsverkopen en pas bij overschrijding van een drempel volgt een btw-registratie en aangifteplicht in het EU-land waar de drempel wordt overschreden. Per 1 juli 2021 vervallen de huidige drempels en worden deze vervangen door één algemene drempel van €10.000 voor de hele EU (niet per lidstaat). Deze drempel geldt echter alleen voor ondernemers die gevestigd zijn in de EU. Hierdoor lopen ondernemers sneller tegen btw-registraties en verplichtingen lopen in andere EU-landen. Echter met de introductie van het One Stop Shop-systeem kan dit worden voorkomen. Via de One Stop Shop-aangifte kan alle btw welke verschuldigd is in andere EU-landen door middel van één aangifte worden aangegeven. 

Breng uw afstandsverkopen in kaart

Het is een open deur, maar allereerst moet u uw supply chain in kaart te brengen, zodat u weet waar de goederen vandaan komen, waar uw klanten zitten en naar welke EU-landen uw goederen worden verstuurd. Hierdoor weet u welke impact de nieuwe regelgeving op uw bedrijf heeft en wat er geregeld moet worden.

Bepaal of u gebruik wilt maken van het nieuwe systeem

Gebruikmaken van het nieuwe OSS-systeem is niet verplicht. Het is mogelijk om hier geen gebruik van te maken en op reguliere wijze te registeren voor omzetbelastingdoeleinden. Dit zou een overweging kunnen zijn als u reeds een of meerdere registraties heeft en dit niet uitgebreid hoeft te worden. Echter is het maar zeer de vraag of dit eenvoudiger is voor uw onderneming en commercieel op termijn ook wenselijk blijft. Het rapporteren van alle afstandsverkopen in één OSS-aangifte is in veel gevallen minder gecompliceerd en heeft daarmee minder impact op kosten maar ook op de administratieve last.

Zorg dat u tijdig en op de juiste wijze registreert 

Indien u in de EU bent gevestigd, registreert u zich in het EU-land van vestiging. Indien u niet in de EU bent gevestigd, is het EU-land van vertrek relevant. Indien u in meerdere EU-landen voorraden aanhoudt kunt u het EU-land van registratie voor OSS kiezen.

Wij benadrukken dat het verstandig is om voor 1 juli 2021 de registratie in gang te hebben gezet, dit omdat het nieuwe systeem zeer beperkt terugwerkende kracht kent.

Richt uw systeem goed in

Het is zeer belangrijk om uw systeem op een juiste wijze in te richten. Vanaf 1 juli 2021 moet u namelijk btw af te dragen van het EU-land van aankomst van de goederen. Daarmee is het voor uw onderneming dus als eerste relevant om vast te stellen welk btw-tarief van toepassing is op de goederen die u verkoopt. Vervolgens moet u ervoor te zorgen dat uw systemen dusdanig zijn ingericht dat het juiste tarief wordt geregistreerd per verkoop. De tarieven tussen de verschillende EU-landen kunnen nogal verschillen (Luxemburg kent bijvoorbeeld een algemeen tarief van 17% en Hongarije van 27%). Daarmee rijst ook de vraag wat u gaat doen met uw prijzen: blijven deze gelijk voor alle consumenten in de EU of gaat de hoogte van het btw-tarief van invloed zijn op uw prijzen?

Voer een controle uit

Tot slot raden wij u aan om grondig te testen aan de hand van testscenario’s om zeker te weten dat alles goed is ingericht. Hierbij is het van belang om te controleren of het juiste btw-tarief wordt toegepast en de transactie op juiste wijze wordt verwerkt in uw systeem.

Heeft u vragen naar aanleiding van onze checklist of wilt u dat wij meekijken bij het inregelen, neem dan gerust contact op met Marisa Hut of Barthold Bergman.