Deadline melding betalingen aan derden

Ben je inhoudingsplichtige voor de loonheffingen? En heb je in 2025 betalingen verricht aan natuurlijke personen die geen werknemer zijn, zoals bijvoorbeeld zzp’ers? Dan moet je bepaalde gegevens aanleveren bij de Belastingdienst.

De deadline van deze renseigneringsverplichting voor 2025 is 31 januari 2026. Onze experts leggen uit waar je op moet letten.

Renseignering: gegevens melden over privépersonen

Op basis van de renseigneringsverplichting moeten inhoudingsplichtige uitbetalers (vaak werkgevers, maar bijvoorbeeld ook bepaalde DGA’s en pensioenuitvoerders) jaarlijks gegevens melden. Bijvoorbeeld over betalingen aan vakantiehulpen, invallers en schoonmakers, en aan zzp’ers of toezichthouders.

Als inhoudingsplichtige rapporteer je onder andere het BSN, de naam, de geboortedatum, de adresgegevens en de door jou betaalde bedragen (inclusief datum van uitbetaling) van de persoon die de werkzaamheden heeft verricht.

Soms moet je zelfs als je geen aangifte loonheffingen doet, tóch gegevens over betalingen aan derden aanleveren. Bijvoorbeeld als je een uitnodiging van de Belastingdienst ontvangt. Je bent dan een ‘niet-inhoudingsplichtige uitbetaler’. 

Welke uitzonderingen zijn er?

Er bestaat een aantal uitzonderingen op de renseigneringsverplichting. Het gaat om een aantal specifiek wettelijk omschreven werkzaamheden en diensten, waaronder:

• Werkzaamheden en diensten die zijn verricht als werknemer, artiest, beroepssporter of lid van een buitenlands gezelschap als bedoeld in de Wet op de loonbelasting 1964 (de Wet LB).

• Werkzaamheden en diensten die zijn verricht door een inwoner van een ander land, die in de hoedanigheid van artiest, beroepssporter of lid van een gezelschap geen belasting verschuldigd is in Nederland.

• De werkzaamheden die zijn verricht als vrijwilliger (zoals bedoeld in de Wet LB).

• De werkzaamheden en diensten waarvoor een factuur is uitgereikt, als bedoeld in de Wet op de omzetbelasting 1968, waarop btw is vermeld en in rekening is gebracht.

Btw en renseigneringsplicht

Als je iemand inhuurt, kwalificeert die vaak als btw-ondernemer. Die persoon zal meestal een factuur met btw uitreiken, waardoor de laatste uitzonderingscategorie voor de renseigneringsverplichting van toepassing is. Deze gegevens hoef je dan niet te melden.

Maar als er geen factuur met btw wordt uitgereikt (omdat dat niet hoeft, een btw-vrijstelling geldt, of de btw verlegd is), moet je als inhoudingsplichtige tóch de persoonlijke gegevens van die ondernemer melden. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld vaak voor in de zorgsector, als er een btw-vrijstelling wordt toegepast.

Heb je vragen over de btw, vrijstellingen of verlegging? Neem dan contact op met onze btw-specialisten.

 Zzp’ers: zachte landing maar harde meldplicht

De positie van zzp’ers staat al langere tijd in de fiscale schijnwerpers. De zogenoemde ‘zachte landing’ is eind 2025 tóch verlengd: bij schijnzelfstandigheid worden ook in 2026 geen verzuimboetes opgelegd. Let op: er wordt wél gehandhaafd en er kunnen nog steeds naheffingen en vergrijpboetes worden opgelegd.

Heb je vragen over schijnzelfstandigheid en zzp’ers? Onze Employment Advisory specialisten helpen je graag bij het in kaart brengen van je positie en eventuele risico’s rondom schijnzelfstandigheid.

Deadline nadert: zorg dat je de gegevens paraat hebt

Moet je gegevens over uitbetalingen aan derden aanleveren? Controleer op tijd of je alle benodigde gegevens over de betalingen hebt, én of je de benodigde inloggegevens paraat hebt. Je moet alle gegevens over 2025 uiterlijk op 31 januari 2026 digitaal rapporteren bij de Belastingdienst. 

Wil je meer weten over je verplichtingen of de rapportage? Heb je vragen over HR, de payroll of de jaarafsluiting van je salarisadministratie? Neem dan contact op met een Baker Tilly adviseur bij jou in de buurt.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.