Werknemersparticipaties: succesvol implementeren en grip houden

Een passende vorm voor werknemersparticipaties kiezen is een zorgvuldig proces. Zodra je helder hebt wat de wensen zijn, welke vorm van participatie je kiest en wat de financiële en fiscale gevolgen zijn, kom je bij de laatste stap: de implementatie.

Waar moet je aan denken als je een participatieplan uitrolt? En hoe houd je ook na de invoering grip op werknemersparticipaties? Onze experts bespreken de belangrijkste aandachtspunten bij het implementeren van werknemersparticipaties.

Waarde, financiering en voorwaarden

In de aanloop naar de implementatie heb je een waardebepaling laten uitvoeren. Want of je nu kiest voor participatie via aandelen, winstrechten, opties of andere participatievormen: je moet weten (en kunnen onderbouwen) welke waarde is overgedragen. De Belastingdienst wil bijvoorbeeld weten of de waardes zakelijk zijn en of er sprake is van een beloningselement.

Of de deelnemers direct moeten afrekenen over de werknemersparticipatie hangt af van hoe je het inricht.

Je kunt participaties toekennen als onderdeel van de beloning of bonus. Dan is de uitgifte over het algemeen belast in de loonheffingssfeer, maar hoeven de deelnemers geen geld in te leggen.

Of je laat deelnemers zich ‘inkopen’. Dat kan in één keer of in stappen. Dat kan met eigen geld, een externe lening of een lening via het bedrijf. Bied je als werkgever hulp bij de financiering, bijvoorbeeld via werknemersleningen of gunstige externe voorwaarden door een borgstelling,  dan kijkt ook de belastinginspecteur mee. Als de voorwaarden niet zakelijk zijn, kan sprake zijn van een belastbaar voordeel en fiscale correcties in de belastingaangiftes. Onze Employment Advisory-experts en belastingadviseurs helpen je deze zaken scherp te houden.

Let ook goed op de kosten rondom de participatie. Die zijn niet altijd (volledig) fiscaal aftrekbaar.  

Leg overeenkomsten en afspraken goed vast

Zodra je een goed beeld hebt van de financiering, kun je de benodigde contracten en overeenkomsten laten opstellen. Hierbij kun je rekenen op onze ervaren juristen. Welke documenten je nodig hebt, hangt af van hoe je de werknemersparticipatie vormgeeft. Over het algemeen gaat het om een koopovereenkomst, een leningsovereenkomst, een aandeelhoudersovereenkomst en een managementovereenkomst.

In de aandeelhoudersovereenkomst maak je specifieke afspraken. Bijvoorbeeld of de medewerkers hun participatie moeten ‘meeverkopen’ als de aandeelhouder de onderneming overdraagt aan een derde partij. En wat gebeurt er als de medewerker uit dienst treedt? Over deze zaken moet je vooraf goed nadenken. Onze ervaren juristen weten wat je moet regelen en stellen de benodigde overeenkomsten voor je op.

Houd je plan toekomstbestendig

Bij het opzetten en inregelen houd je al  rekening met de toekomst. Maar na implementatie stopt het proces niet. Je moet de regeling blijven monitoren. Want de markt en je bedrijf kunnen zich anders ontwikkelen dan verwacht. Hetzelfde geldt voor jouw wensen en die van de participanten.

Vergeet ook de fiscaliteit niet. Door veranderende belastingwetgeving kan het wenselijk zijn je plannen bij te schaven. Een goed ingerichte en onderhouden structuur kan de belastingdruk voor zowel jou als je medewerkers aanzienlijk verlagen. Onze fiscalisten helpen je een vinger aan de pols te houden.

Door regelmatig na te gaan of het participatieplan nog voldoet aan je eisen, kun je proactief handelen als er iets verandert, bijvoorbeeld bij bedrijfsuitbreiding of (internationale) groei.

Van strategie tot implementatie in zes maanden

Werknemersparticipaties zijn geen standaardproduct. Elk traject vereist maatwerk en een goed overzicht van alle aspecten van het plan. Bij Baker Tilly hebben we die expertise en ervaring in huis. Wij combineren strategie, waardering, fiscaliteit, juridische kennis en HR in één traject. Toegankelijk voor mkb-ondernemers en volledig ingericht binnen zes maanden. Zo maak je van medewerkersparticipatie een krachtig instrument dat bijdraagt aan de groei van je bedrijf én de betrokkenheid van je medewerkers.

Wil je meer weten over onze dienstverlening? Neem vrijblijvend contact op met onze experts.

Wet- en regelgeving op dit gebied kan onderhevig zijn aan verandering. Wij raden je aan om met jouw Baker Tilly adviseur te overleggen over de impact hiervan.